Si cada una de nuestras planillas de cálculo tiene un nombre claro y consistente, podemos evitar confusiones y sabremos siempre cuál es la última versión.
Nuestras computadoras se llenan rápidamente de archivos de todo tipo. En ese mar de archivos es importante que cada uno pueda ser identificado fácilmente y sin margen de error. De lo contrario, nos encontraremos en una situación muy común: la de no saber cuál es la última versión del archivo en el estamos trabajando. A veces, incluso, ocurre que ni siquiera recordamos en qué carpeta (directorio) se ubica ese archivo y entonces la búsqueda se hace aún más complicada.
Un nombre confuso es una de las fuentes frecuentes de errores en las planillas de cálculo porque aumenta las probabilidades de que en algún momento trabajemos con versiones paralelas. Si buscamos la última versión, la que contiene todos los cambios hechos hasta ahora, para actualizar los datos y no la encontramos, terminaremos actualizando datos en una versión anterior. Así, tendremos una planilla con datos actualizados pero una estructura desactualizada, y otra planilla con la estructura
actualizada, pero datos viejos.
En nuestros cursos preguntamos a los participantes si les resultan familiares nombre como éstos:
Presupuesto final
Presupuesto final final
Presupuesto final 2
Presupuesto final revisado por JCB
Presupuesto último.
Invariablemente la respuesta es casi unánime: sí. Y sin embargo deberíamos evitar estos nombres: son ambiguos.
Un sistema de nombres claro y consistente es el que usan los programadores de software. Éste se basa en un sistema de edición de tres dígitos separados por puntos, empezando por la versión 1.0.0. El primer número cambia (pasando por ejemplo de 1 a 2) con cambios grandes; el segundo cambia con cambios pequeños y el tercero cambia sólo cuando se corrige algo (cambios muy pequeños). Si bien para proyectos de planillas de cálculo de gran envergadura es una buena idea adoptar este sistema, para
proyectos más chicos se puede usar un sistema de 2 o incluso de 1 dígito.
Otra opción que implementamos hace años con buenos resultados es usar la siguiente estructura de nombre: una o dos palabras que nos permitan identificar el contenido de la planilla (Presupuesto, Cashflow, ProyectoSilos, etc.) + la fecha en formato año-mes-día. De esta manera, los archivos quedan automáticamente ordenados por fecha (y en este caso por versión ya que cada fecha contiene los últimos cambios hechos) en el directorio:
Esto es diferente a guiarse por la fecha de guardado que indica la computadora, que no sirve en general para identificar la última versión ya que un archivo viejo puede haber sido guardado sin cambios justo ayer: la fecha de guardado será reciente, pero la versión no es la última.
Si adentro de la planilla, en una hoja (solapa) de documentación, se resumen, aunque sea muy brevemente, las particularidades de cada versión, será más fácil saber cuáles son las diferencias entre una versión y otra. Por ejemplo:
FECHA | CAMBIOS |
2022.05.02 | Se agregó la solapa Resumen. |
2022.05.03 | Se actualizaron los precios de productos. |
2022.05.04 | Se corrigió la fórmula de resultado en la celda B54 de la hoja Resumen. |
Cuando se usa más de una palabra para describir el archivo es útil usar el estilo Camel Case como por ejemplo en PresupuestoAnual. Permite una lectura más rápida sin necesidad de incluir espacios ni caracteres especiales (guiones, puntos, etc.) con los cuales a veces es más difícil ser consistentes a lo largo del tiempo. Por otra parte, en general se desaconseja el uso de caracteres especiales al nombrar cualquier tipo de archivo (nada de acentos, ni letras fuera del alfabeto inglés como la "ñ" y tampoco comas u otros signos de puntuación, ni paréntesis). La regla de oro es: usar solamente letras anglosajonas, dígitos numéricos, guiones bajos y guiones altos.
Lo importante es evitar nombres ambiguos e implementar una política general de nombres cuando diferentes usuarios comparten archivos.
No existe una única manera de asignar nombres inequívocos y cada usuario podrá explorar diferentes métodos y elegir el que mejor se adapte a sus preferencias. Lo importante es evitar nombres ambiguos e implementar una política general de nombres cuando diferentes usuarios comparten archivos. Los criterios mencionados para nombrar archivos se extienden también a los nombres de los directorios, ya que de poco servirá tener archivos bien identificados dentro de una maraña de directorios que inducen a confusión y en la cual los archivos no pueden ser localizados fácilmente.
Totalmente de acuerdo!