Existe una buena práctica que indica que, cuando terminamos de desarrollar una planilla de cálculo, se deben revisar algunos aspectos de la misma.
En el desarrollo de toda planilla de cálculo llega un momento en que decimos: “Terminé. La planilla está lista para ser enviada al cliente / colega / superior.” Antes de enviarla, sin
embargo, deberíamos asegurarnos de revisar algunos detalles: los toques finales.
Algunos de estos toques finales son:
Nombres de rango: Si existen nombres de rango que no se usan o han quedado desactualizados, es recomendable eliminarlos. A veces, estos nombres de rango que quedaron en desuso pueden esconder vínculos a otras planillas, motivo adicional para eliminarlos antes de enviar el archivo.
Estilos de celda: Al igual que para los nombres de rango, en caso de usar estilos es buen consejo eliminar los estilos que no se estén usando, aunque debemos asegurarnos de dejar los estilos que sí se usan.
Contenidos obsoletos: deberíamos sacar todo lo que hayamos usado en algún momento del proceso de desarrollo pero ya no es necesario. Por ejemplo: celdas con cuentas accesorias que no alimentan ninguna otra celda, comentarios que han dejado de ser útiles, hojas (solapas) con contenido que ya no se usa, tablas dinámicas que hayamos armado para verificar alguna cuenta pero que no forma parte del modelo, etc.
Vínculos externos: Se deben eliminar los vínculos externos a otros archivos que ya no se usen, y además se debe controlar que eventuales vínculos que queden estén actualizados y funcionando correctamente (es decir, no deben quedar vínculos a archivos que no existen o cuya ubicación ha cambiado).
Índice (o tabla de contenidos): La solapa de documentación debería tener un índice o tabla de contenidos. Como tal vez hayamos cambiado el nombre de una solapa a último
momento, o hayamos sacado una solapa que ya no sirve, deberíamos revisar que éste contenga los nombres definitivos de todas las solapas y que eventuales referencias a diferentes secciones de cada solapa queden actualizadas. Una tabla de contenidos actualizada y correcta es de gran ayuda para el usuario, pero si contiene errores pasa a ser un problema, ya que lo confunde en cambio de guiarlo.
Revisión de ortografía: Se recomienda revisar la ortografía con la opción Ortografía de la pestaña Revisar Si bien un error de ortografía o tipeo no afecta los resultados, queda desprolijo y demuestra poco profesionalismo, y en algunos casos puede conducir a confusiones.
Caso base: Todos los supuestos deberían ser los del caso base que se haya definido. Es
probable que durante el desarrollo de la planilla hayamos usado supuestos que simplificaron el control de los resultados (por ejemplo, un tipo de cambio de pesos a dólares de 10 pesos por dólar, con el cual es muy simple ver si la conversión de una moneda a la otra se está realizando correctamente). Pero antes de compartir la planilla definitiva, se recomienda que ese tipo de cambio quede en los valores definidos para el análisis.
Seteos iniciales: Este punto se refiere a revisar los seteos de la planilla para que el usuario se ubique más fácil y rápidamente. Estos seteos deberían ser los que por defecto suele tener una planilla de cálculo. Por ejemplo:
Salvo algunas excepciones, al abrir el archivo, el usuario debería ver el ángulo superior
izquierdo de cada solapa (celda A1).
El zoom debería estar en 100%. Cada usuario eventualmente lo adaptará a sus
preferencias.
Los encabezados de fila y columna deberían estar a la vista.
El modo de cálculo debería estar seteado en automático (no en manual).
Los encabezados, salvo excepciones, no deberían estar fijados.
Protección: Proteger las celdas con fórmulas es un buen procedimiento para evitar que los usuarios las modifiquen accidentalmente. Eso aumenta la robustez de la planilla.
Nombre del archivo: El archivo debe guardarse con el nombre y la extensión correctos. Es buena práctica tener un sistema consistente y claro para nombrar los archivos. Además del nombre, deberíamos revisar también que el archivo quede guardado en el directorio correcto.
Checklist final: Cada usuario puede tener su propio checklist de toques finales, para usarlo antes de compartir sus planillas de cálculo. Es una buena forma de no olvidarse ninguno de estos puntos, que pueden parecer un detalle pero sin embargo mejoran mucho la calidad de la planilla y evitan problemas de uso (baste pensar en un nombre poco claro que hace que usemos la versión equivocada de un archivo, o en vínculos externos desactualizados).
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