Vincular archivos es una excelente manera de consolidar información, pero los
vínculos a veces se rompen: tips para reducir las probabilidades de tener
problemas.
Los vínculos entre archivos son una excelente manera de lograr que la información de un archivo alimente otro archivo. Hay un archivo de origen (el que contiene los datos y/o cálculos intermedios) y un archivo de destino (el que recibe esa información y la procesa en ulteriores cálculos).
Todos quienes hemos trabajado con archivos vinculados sabemos que cada tanto éstos se rompen y donde antes había un vínculo que nos agilizaba el trabajo aparece un
#¡REF!. Los vínculos son delicados y hay que tener ciertos recaudos para mantenerlos
sanos y en buen estado de funcionamiento. En pocas palabras, hay que tenerles
respeto y tratarlos con cuidado, pero eso es fácil de lograr con cierta disciplina.
Estos tips te ayudarán a evitar problemas con los vínculos:
Tip 1 - Toda vez que sea posible, si vas a trabajar con archivos vinculados entre sí,
trabajá con ambos archivos abiertos. De esta manera, si agregás filas o columnas, o
movés una celda de lugar en el archivo de origen, el vínculo se actualizará
automáticamente en el archivo de destino.
Tip 2- A medida que creás vínculos entre archivos, identificá con un formato diferente tanto las celdas que son origen del vínculo como las que son destino. Así, en un archivo de origen, al ver ese formato diferente, te vas a dar cuenta de que, antes de agregar una fila o una columna que desplace la celda, deberás abrir el archivo de destino para que se actualice correctamente el vínculo. Y en un archivo de destino, será un buen recordatorio de que debés asegurarte de que el vínculo esté sano.
Los vínculos entre archivos son una excelente manera de lograr que la información de un archivo alimente otro archivo.
Tip 3- Si el archivo es un archivo de origen, evitá cambiar su nombre y el nombre de la carpeta en la que se encuentra (esto último si los dos archivos están en dos carpetas diferentes).
Tip 4- Si es posible, colocá los archivos vinculados dentro del mismo directorio (misma carpeta). Ésta es la manera más simple de gestionar archivos vinculados: si están dentro de la misma carpeta, vas a poder cambiar el nombre de la carpeta sin
problemas.
Tip 5- Periódicamente revisá los vínculos existentes en un archivo a través de la
pestaña datos, opción Editar vínculos, asegurándote de que todos los archivos de
origen sean archivos de trabajo actualmente en uso y evitando que el archivo quede
vinculado a otros archivos temporales, o de directorios ya inexistentes.
Tip 6- Lo ideal es que el archivo destino esté vinculado con la menor cantidad de
archivos de origen, para que sea más simple el mantenimiento de esos vínculos.
En el próximo artículo compartimos un par de tips adicionales.
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