Tips para el buen funcionamiento de vínculos – Segunda Parte.

Continuamos con algunos tips para mantener los vínculos entre archivos gozando de

buena salud.

Como comentamos en el artículo anterior, vincular archivos entre sí es una

excelente manera de consolidar información, pero los vínculos a veces se rompen. A

los tips ya presentados, sumamos éstos: todos sirven para reducir las probabilidades

de tener problemas con archivos vinculados.

Tip 7- En la hoja de documentación del archivo debería figurar el nombre de los

archivos que se vinculan con éste, tanto por origen como por destino.

Por ejemplo: “Este archivo (Proyección) está vinculado con TipoCambio y Ventas. De

TipoCambio toma el tipo de cambio y de Ventas toma las ventas proyectadas por

cuatrimestre. A su vez, los montos de las ventas en pesos que se calculan en la solapa

Resultados de este archivo alimentan el flujo de fondos del archivo Cashflow.”

Este tipo de explicación puede complementarse con un esquema de los archivos y las

relaciones entre sí para facilitar la comprensión del flujo de información:

Cada recuadro es un archivo diferente Las flechas indican vínculos, con la dirección de la información.

Todo esto ayudará a saber si un vínculo detectado es original o se generó ad hoc con el

uso. Si fue algo temporario será buena práctica eliminarlo. Si no, será recomendable

incorporarlo en el listado de archivos vinculados en la hoja documentación.

Tip 8- Si un archivo de origen alimenta un archivo de destino con valores ubicados en varias solapas, una buena práctica es compactar todos esos valores en una sola (con referencias dentro del mismo archivo) y vincular el archivo de destino solamente a esta solapa. De esta manera, aunque se agreguen o eliminen filas o columnas en las diversas solapas de trabajo, la sección que se vincula con el otro archivo quedará sin cambios, aumentando las probabilidades de que los vínculos no se dañen.

Por ejemplo, podemos imaginar la siguiente situación: el archivo Datos, con valores en sus solapas Datos1, Datos2 y Datos3, que se vinculan con el archivo Plan.

La diferencia entre los dos esquemas es que en el superior, el archivo Plan está vinculado a cada solapa del archivo Datos. En cambio, en el esquema inferior hay

vínculos con una sola solapa, que no es de trabajo sino sólo de resumen, y como tal va a

tener menos cambios que las otras. El mantenimiento de los vínculos es más simple en este caso que en el esquema superior.