Las conclusiones de investigaciones sobre errores en planillas de cálculo echan luz sobre algunos aspectos que nos pueden ayudar a lograr planillas cada vez más eficientes y robustas.
Los investigadores pueden tener los más diversos intereses, y por eso a algunos investigadores les gusta auditar planillas de cálculo para entender el origen de los múltiples errores que se encuentran en ellas.
En uno de nuestros primeros artículos hicimos referencia al gran porcentaje de planillas en las que estos investigadores encontraron errores: aproximadamente el 90% de las planillas con más de 150 filas. Otros estudios indican que entre el 2 y el 21% de las celdas con números y/o fórmulas contienen algún tipo de error. Por supuesto, los errores pueden ser de distinto tipo y gravedad.
Si bien no tenemos estadísticas propias acerca de la cantidad de errores, el 79% de los participantes a nuestros cursos han dicho que encontraron errores en una planilla después de haber elaborado un informe con alguna recomendación basada en esa planilla.
Entre los investigadores de planillas de cálculo, uno de los pioneros es Ray Panko,
aunque hay otros, cuyos trabajos concentra EUSPRIG. ¿A qué oteas conclusiones llegaron todos estos trabajos de investigación?
Por un lado, se han propuesto diversas clasificaciones de los errores posibles, que comentamos en otro artículo. Es bueno saber qué errores pueden existir para encontrarlos más fácilmente cuando auditamos una planilla.
Aun así, sin embargo, no es fácil encontrar un error en una planilla. Las investigaciones indican que sólo se detecta un 40 a 60% de los errores. Por eso, la mejor política de control de errores será siempre evitar que éstos entren en la planilla. Y como además los errores son “invisibles” para el autor por un exceso de familiaridad con el modelo (es decir, quien comete el error generalmente no lo encuentra), esta tasa de detección de errores sólo se logra con la auditoría de terceros.
Las fórmulas que hacen referencia a celdas en columnas diferentes a la de la celda tienen mayor probabilidad de contener errores. O sea, se recomienda moverse a lo largo de la misma columna siempre que sea posible. Entre las dos opciones que mostramos acá abajo, siempre será preferible la de la derecha, donde las fórmulas que calculan las ventas mensuales en $ referencian celdas en la misma columna:
La mayor experiencia de la persona que desarrolla la planilla reduce la probabilidad de errores, pero hasta cierto punto. Es decir, aunque tengamos mucha experiencia no podremos asegurar que nuestras planillas son libres de errores. El efecto de la mayor experiencia se aprecia mucho más en la performance (medida por ejemplo en el menor tiempo de desarrollo) que en la cantidad de errores. Por eso, será bueno controlar siempre un eventual exceso de confianza.
Comments