Compartimos otras tres simples buenas prácticas que permiten lograr planillas de cálculo más robustas, eficientes y amigables.
En el último post compartimos tres buenas prácticas que sirven para mejorar la calidad de las planillas de cálculo. En este artículo compartimos otras tres, igualmente efectivas y fáciles de implementar.
Regla de oro nº 4: Documentar la versión.
Los especialistas en armado de modelos en Excel insisten en la importancia de incluir en el archivo una hoja para comentarios y documentación. Esta hoja permite que cualquier usuario se familiarice con la planilla más rápida y fácilmente. Esta solapa debería contener como mínimo:
Una breve descripción del modelo (cuál es el objetivo del archivo, cuál es el contenido de cada solapa)
El nombre de la persona responsable del archivo y la manera de contactarla (para despejar dudas y/o pedir modificaciones)
El número de versión y la fecha (para que sea fácil saber si se está usando la última versión o una anterior)
Un breve detalle de los supuestos actuales (permite entender mejor los resultados, como por ejemplo: “Escenario con precios bajos, buen nivel de producción y costos promedio”)
Unas «Instrucciones» breves pero claras para usar el modelo (es importante que sean breves para aumentar las probabilidades de que el usuario las lea).
Todo esto facilita una mejor comprensión del modelo y un mayor control de las versiones en circulación.
Regla de oro nº 5. Código de colores.
Un código de colores consiste en asignar diferentes colores a distintos tipos de celdas. Esto simplifica la lectura y el uso de una planilla.
Algunos de las funciones del código de colores son:
Diferenciar datos de entrada y cálculos (para que el usuario sepa dónde puede tipear un dato y dónde debe respetar la fórmula existente). Por ejemplo, como mínimo nosotros usamos tres colores: uno para identificar las celdas en las que el usuario tiene la posibilidad de modificar supuestos, uno para resaltar fórmulas con los principales resultados y otro (en general blanco, o sin color) para todos los cálculos intermedios.
Definir tipos de datos (usando diferentes colores para los datos provistos por el área técnica, por el área comercial, etc.) para que los diferentes usuarios sepan más fácilmente dónde colocar los supuestos que les corresponde actualizar. Ésta es una ampliación del punto anterior, para lo que son datos.
Marcar celdas que tienen vínculos con otras planillas. De esta manera quedan fácilmente identificadas para controlar el estado del vínculo (los vínculos entre planillas de Excel son poderosos, pero requieren ciertos cuidados (hablaremos de ellos en otro artículo).
Identificar celdas que fueron cambiadas para su posterior revisión. Para esto se debe usar un color fuerte, fácil de detectar y que no coincida con ninguno de los otros colores ya usados.
Regla de oro nº 6. Unidades.
Para reducir considerablemente los errores en la construcción de fórmulas y en la carga de supuestos, es buena norma especificar siempre las unidades de cada valor presentado. Puede ser una aclaración al lado de la celda, un encabezado para toda la fila o columna (cuando varias celdas comparten la unidad), o puede ubicarse en el título de una tabla.
Unidades al lado de cada celda
Unidades en el encabezado de una columna
Unidades en el título de una tabla
Estas seis reglas de oro, simples y de fácil implementación, permiten aumentar la confiabilidad de las planillas de cálculo porque las hacen más comprensibles y menos propensas a errores.
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