Podemos lograr planillas de cálculo más robustas, eficientes y amigables implementando algunas simples buenas prácticas. En esta entrega compartimos las primeras tres.
La gran mayoría de las planillas de cálculo contienen errores. A esa conclusión han llegado quienes auditan planillas e investigan cómo usamos Excel y otros programas para armarlas. Una forma de reducir la cantidad y/o gravedad de estos errores es desarrollar las planillas de cálculo siguiendo un proceso ordenado de seis etapas. Otra forma es la implementación de buenas prácticas que mejoran la calidad de las planillas. Les compartimos algunas de esas buenas prácticas, que seleccionamos debido a su mayor efectividad y facilidad de implementación.
Regla de oro nº 1: Separar Inputs, Cálculos y Resultados.
Una buena planilla debe estar bien estructurada para poder entender qué hacer en cada celda. Eso se logra con secciones bien diferenciadas para los datos de entrada (inputs), los cálculos necesarios y los resultados de interés.
En el caso de una planilla chica, se pueden identificar claramente las secciones en la misma solapa con títulos, formatos, recuadros, o dejando algunas filas en blanco entre cada sección. Cualquiera de estas maneras de separar secciones (por sí sola o combinando algunas entre sí, por ejemplo: títulos, formatos y filas en blanco) ayudará a diferenciar la sección de la planilla en la que estamos y operar de manera acorde (en la sección de inputs ponemos datos, en la sección de resultados interpretamos los valores que calculó la planilla).
En una planilla más grande se pueden usar distintas solapas: una para los inputs, una para los cálculos, una para los resultados. Si hay inputs de varios tipos (precios, cantidades, etc.), podemos usar una solapa para cada tipo de input.
La ventaja de esta estructuración es evitar algunos de estos problemas. Si los inputs quedan desparramados por toda la planilla, es fácil olvidarse de actualizar alguno de ellos, y tal vez ése tenga un impacto importante en los resultados finales. Si los cálculos están lejos de los datos, es más fácil equivocarse al armar una fórmula. Y si los resultados finales están lejos de los cálculos de los cuales surgen, es más difícil validar el modelo y luego entenderlo y usarlo.
Regla de oro nº 2: Usar, cuando se pueda, la misma fórmula en toda la fila o toda la columna.
Existen distintas situaciones en las que esta regla se vuelve muy útil. A modo de ejemplo, seleccionamos éste, donde se resumen los montos de las ventas por semestre y zona en $:
En este ejemplo la regla no se cumple: a lo largo de las columnas se alternan cantidades y porcentajes.
Si en cambio se aplica la regla, la tabla puede transformarse de la siguiente manera:
De esta manera, cada columna o fila tiene la misma fórmula. La ventaja, desde el punto de vista operativo, es que la fórmula puede copiarse a lo largo de una columna o fila sin interrupciones. Y, desde el punto de vista de la interpretación de los valores, es más fácil leer números por un lado y porcentajes por el otro, que alternarlos y pasar mentalmente de uno a otro tipo de valor, que implica un esfuerzo mayor para la mente humana.
Regla de oro nº 3: Sentido de lectura.
La lectura de una planilla (o sea la manera en la que la vamos explorando y entendiendo) debe avanzar de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Es decir, el libro de Excel debe leerse como un libro de texto. Lo que viene primero, debe estar arriba o la derecha. Por ejemplo, toda fórmula debería hacer referencia sólo a celdas que están en filas superiores o en columnas a la izquierda. También, el contenido de una solapa debe alimentarse de las solapas anteriores (a la izquierda). De esta manera, las fórmulas (y la planilla en su conjunto) son más fáciles de leer y además es menos probable armar una fórmula circular.
La única excepción admitida es resumir los resultados al inicio de una solapa o en la primera solapa de un libro de Excel para poder localizar rápidamente los resultados, sobre todo en planillas de gran tamaño.
Estas simples reglas de oro, junto con otras que compartiremos la próxima semana, permiten aumentar la confiabilidad de las planillas de cálculo porque las hacen más fáciles de entender y menos propensas a errores.
¿Querés saber más? Seguí leyendo la segunda parte acá.