Las referencias circulares son, en general, un problema. Cuando aparecen, suelen generar cierta aprensión. Te contamos cómo manejarlas, pero primero las investigamos un poco a fondo.
Es posible que alguna vez hayas visto este mensaje aparecer de la nada en tu pantalla de Excel:
En una planilla de cálculo, una referencia circular implica que una celda se refiere a sí misma. Puede ser de manera directa, como si por ejemplo en la celda B3 tipeamos la fórmula =B3+10. O puede ser indirecta, cuando la fórmula hace referencia a celdas que a su vez hacen referencia a la primera. Por ejemplo, B3 dice =B4+B5 y al mismo tiempo B4 dice =B3+B6.
El mensaje de error nos da dos opciones: si aceptamos, la fórmula queda tal cual y si en cambio seleccionamos el botón Ayuda tendremos información acerca del comportamiento de las formulas circulares y las posibles soluciones.
En caso de aceptar, en pantalla veremos una serie de flechas que conectan las celdas afectadas por la referencia circular y, en el ángulo inferior izquierdo, aparecerá el mensaje Referencia circular. Si la referencia está en la solapa activa, nos dirá dónde:
Las referencias circulares suelen ser un problema porque no se puede terminar de realizar el cálculo de esa fórmula que hace referencia a sí misma.
La primera solución para resolver un problema de fórmulas circulares, para aquellas situaciones en las que la fórmula circular se creó por accidente, es encontrar las referencias circulares y eliminarlas. En la pestaña Fórmulas, la sección de auditoría de fórmulas contiene una opción para rastrear las referencias circulares. Al seleccionarla, ofrece un listado de fórmulas con referencias circulares:
Entonces, hay que analizar esas celdas para corregir el problema. Cuando ya no haya referencias circulares desaparecerá el mensaje Referencias circulares en la barra de estado en la esquina inferior izquierda de la ventana.
Cuando en cambio la referencia circular es intencional (en ciertos cálculos que se retroalimentan de resultados que dependen de sí mismos, como en operaciones industriales o en resultados financieros), entonces hay que determinar el número de veces que la planilla volverá a calcular una misma fórmula (son las iteraciones). Por defecto, por ejemplo, Excel detiene los cálculos después de llamar 100 veces. Este tipo de cálculos son sólo para expertos y la recomendación es documentar bien el modelo, indicando cómo funcionan esas fórmulas. (Antes de eso, puede ser útil preguntarse si la referencia circular es realmente necesaria o si hay alguna otra manera de solucionar ese cálculo. En caso de haberlo, siempre será preferible usarlo y evitar la circularidad.)
Dentro de las buenas prácticas de diseño, mantener el orden de lectura de una planilla de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo hace que las probabilidades de aparición de referencias circulares sean mucho menores.
Hay un tercer tipo de referencias circulares, pero esas las dejamos para una próxima entrega…