Bienvenidos a la segunda parte de Planillas ágiles y eficientes; si te perdiste la primera parte, accedé a ella haciendo click aquí.
Otra pregunta con la que empezamos nuestros cursos es: ¿Cómo es una buena planilla? o ¿Qué características tiene una buena planilla? Las respuestas más frecuentes son: “entendible” y “tiene resultados correctos”.
Una buena planilla tiene esas y otras características. Lo importante es que, si logramos buenas planillas, los problemas que mencionamos en el post anterior se reducen notablemente. Entonces, una buena planilla es:
Fácil de usar: que sea fácil de usar implica que no hay que “luchar” tratando de entenderla. Así se cuenta con más tiempo para usarla. Una planilla construida con lógica tiene secciones bien identificadas para ubicar rápidamente los supuestos por un lado y los resultados por el otro. También debe permitir cambiar fácilmente diferentes supuestos. Todo esto contribuye a la facilidad de uso.
Centrada en los temas importantes: al centrarnos en los puntos más importantes durante el desarrollo de la planilla, no perdemos tiempo innecesario. Pero si durante el armado de la planilla nos desviamos en agregar más secciones y/o tablas y/o gráficos de los necesarios para contestar las preguntas que queremos contestar, perderemos tiempo y recursos y finalmente nos encontraremos con una planilla que no sirve para el propósito que teníamos en mente.
Fácil de entender: si la planilla tiene un diseño transparente, permite comprender sin dificultades los resultados y las características del negocio.
"Los resultados deben ser correctos para servir en la adecuada toma de decisiones".
Confiable: los resultados deben ser correctos para servir en la adecuada toma de decisiones. Muchas veces ésta parece ser la característica más importante para una “buena” planilla. Sin embargo, es sólo una de ellas y en parte depende de las otras ya que, si se cumplen las precedentes, más de la mitad del trabajo está hecho para la obtención de resultados correctos.
Robusta: la planilla debe minimizar las posibilidades de rotura (accidental o intencional) de fórmulas, pérdida de contenido, etc.
Todas estas características hacen que una planilla sea ágil y eficiente. “Ágil” remite a la facilidad de uso; “eficiente” a que realiza su función a la perfección. La función de una planilla de cálculo es, de una manera u otra, contribuir a la toma de buenas decisiones, así sea a través de proyecciones económico-financieras, registro de datos, análisis y presentación de datos o análisis de escenarios.
Un proceso ordenado de desarrollo y buenas prácticas de diseño hacen posible obtener planillas de cálculo que cumplen con todas estas características y que son verdaderas aliadas de los usuarios. Esperamos en las próximas semanas ir aportando ideas y sugerencias para que esto sea cada vez más posible.
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