En las planillas de cálculo pueden existir errores de diferentes tipos. Conocerlos nos ayuda a detectarlos si ya están en una planilla, o a evitarlos antes de que formen parte de una.
Cuando se habla de errores en planillas de cálculo, lo primero en que se piensa es en una celda mal referenciada, o un error de tipeo al ingresar un valor. Si bien éstos son errores muy comunes, no son los únicos.
Diversos autores propusieron diferentes clasificaciones de los errores que se pueden encontrar en una planilla de cálculo. Una de las más simples es la propuesta por Panko y Halverson en 1996. Ray Panko es uno de los pioneros en las investigaciones en errores en planillas de cálculo. En su sitio web, www.panko.com, comparte los resultados de sus múltiples investigaciones, algunas de las cuales son sumamente interesantes.
En base a esta clasificación, los errores pueden ser cualitativos o cuantitativos. Los cuantitativos afectan los resultados, mientras los cualitativos no en lo inmediato, aunque podrían hacerlo en un futuro.
Un error cualitativo puede ser una celda a la que no se le asignó el formato correcto. Por ejemplo, imaginemos una celda que, a pesar de contener una fórmula, tiene el formato característico de un input y está desprotegida, de manera que puede ser modificada (y el formato, de hecho, induce a hacerlo). Mientras nadie reemplace el contenido de esa celda con un dato ingresado a mano, ese error no se traduce en un resultado mal calculado, pero existen altas probabilidades de que ocurra dentro de un tiempo. Los errores cualitativos, de esta manera, son potencialmente peligrosos, o errores “latentes”.
Los errores cuantitativos, como mencionamos, modifican el resultado de la planilla de cálculo. Los más simples son los errores mecánicos: un valor mal tipeado o una celda mal referenciada. Estos errores son frecuentes, pero al mismo tiempo son los más fáciles de detectar: son los que estamos acostumbrados a buscar.
Los errores lógicos implican el uso incorrecto de una fórmula (ya sea porque se seleccionó la fórmula equivocada o porque, siendo una formula indicada para el cálculo que se quiere hacer, se ingresó mal alguna parte (un argumento) de la fórmula). Por ejemplo, es común que se usen incorrectamente las fórmulas de búsqueda (BUSCARV y BUSCARH). O, directamente, se usa una formula incorrecta por un error en el razonamiento (un total en cambio de un subtotal puede ser un ejemplo en algunas situaciones). Dicen las investigaciones que los errores lógicos son más numerosos que los errores mecánicos, y más difíciles de detectar.
Sin embargo, los errores más difíciles de encontrar son los errores por omisión, o sea aquellos errores que se deben al hecho de haber olvidado algo (un paréntesis, o directamente una fórmula que relacione dos variables que deberían estar relacionadas entre sí en la planilla para un correcto resultado). Muchas veces estos errores se deben a una escasa comprensión del problema que se está modelando.
La tasa de detección de errores en una planilla de cálculo es del 20 al 40%.
Según las investigaciones de varios autores, la tasa de detección de errores en una planilla de cálculo es del 20 al 40% y varía en función de la experiencia de quién revisa la planilla. Esto significa que, de cada 10 errores que pueda haber en una planilla, sólo se encuentran de 2 a 4. En nuestros cursos solemos hacer un juego que consiste en detectar errores en una planilla que contiene varios, y los resultados concuerdan con estas investigaciones.
Saber qué tipo de errores buscar cuando revisamos una planilla de cálculo es el primer paso para aumentar nuestra eficacia. En otro artículo comentaremos algunas buenas prácticas que se pueden implementar para aumentar la tasa de detección de errores, pero la mejor cosa que podemos hacer es evitar que los errores se cuelen en las planillas. Eso lo logramos con buenas prácticas de diseño de planillas.
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