La protección de celdas permite lograr planillas de cálculo más robustas, pero su uso genera controversias. Te comentamos porqué se recomienda implementarla, y cómo.
Una crítica que muchas veces se hace a las planillas de cálculo es que son "frágiles", o sea que fórmulas, formatos y otras características se pueden modificar muy fácilmente, e igual de fácil se pueden agregar o sacar columnas o filas. Si la planilla está vinculada con otras, esto puede hacer que varias planillas a la vez dejen de funcionar correctamente.
Sí, comparadas con programas"enlatados" (softwares que se alimentan a través de formularios en una interfaz especialmente diseñada para eso), las planillas de cálculo son más frágiles. Al mismo tiempo, el hecho de que las fórmulas estén visibles y sean editables es una de las ventajas de las planillas de cálculo: le dan transparencia y versatilidad.
Hay una solución: la protección de celdas.
Tanto en Excel como en Google Sheets hay una solución para aumentar la seguridad de las planillas de cálculo en este sentido: la protección de celdas, y sin embargo no es común que se la aplique.
Con algunas diferencias entre los dos programas, estas opciones de protección permiten implementar distintos niveles de seguridad, con o sin uso de clave, dejando que el usuario pueda realizar algunas acciones o bloqueándolas todas. Por ejemplo, en Excel se eligen las tareas para las cuales el usuario queda habilitado (aplicar formatos, usar autofiltros, etc. y cualquier combinación de éstas).
En principio, una celda protegida no se puede modificar ni editar, lo cual presenta un problema para quien quiera analizar y entender una planilla, y eventualmente corregir un error. Al mismo tiempo, proteger una celda tiene justamente ese objetivo: evitar que un usuario modifique una fórmula que no debe ser modificada. Por todo esto, se genera un dilema: ¿proteger o no proteger celdas? El usuario con habilidades suficientes para hacer un buen cambio no podrá hacerlo.
La protección de celdas es una buena manera para obtener planillas de cálculo más robustas, por eso la recomendación es usarla. Permite evitar la rotura de fórmulas o modificaciones en el formato, cantidad de filas, ubicación de cada celda, etc.
Como mínimo, se recomienda proteger las hojas sin clave. Eso alertará al usuario sobre la imposibilidad de hacer el cambio que quiere hacer, como una advertencia de que en principio no debería hacerlo. Si la protección es sin clave, bastará con que el usuario sepa cómo desproteger la planilla y podrá investigar y corregir eventuales errores. El protocolo de trabajo debería incluir la regla de que todo cambio quede documentado y resaltado, hasta ser aprobado, con un color llamativo, que permita identificar la celda rápidamente.
Si el usuario es principiante o no estamos seguros de sus habilidades y/o de que puede seguir el protocolo con responsabilidad, y por lo tanto pensamos que es "peligroso"que desproteja la planilla, entonces será recomendable colocar una clave. De esa manera se mantiene mayor control del archivo.
Para ver los pasos para proteger celdas tanto en Excel como en Google Sheets, compartimos los links a los sitios oficiales de ambos programas:
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