Si queremos lograr planillas de cálculo amigables y robustas, no deberíamos ocultar información. Si por algún motivo es realmente necesario hacerlo, entonces se aconseja ocultar una solapa entera.
En las planillas de cálculo existen varias alternativas para esconder información, que parecen atractivas pero que en el largo plazo son peligrosas. No habría que esconder nada, con la excepción de alguna hoja (solapa).
1. Se pueden ocultar filas y/o columnas.
2. Se puede esconder información usando tipografía blanca en una planilla estándar (o usando en la celda el mismo color para la tipografía y el fondo de celda, en caso las celdas tengan un color diferente al blanco).
3. También se puede esconder información usando un formato de celda personalizado: si se selecciona el formato “;;;” dentro de las opciones de Formato de celdas / Número / Personalizada (en Excel), el contenido de la celda pasa a ser invisible. Esto se logra en Google Sheet seleccionando Formato / Número / Formato de número personalizado.
4. A través del menú Formato de celdas / Proteger / Oculta, la fórmula de una celda no va a ser visible cuando se protege la hoja (menú Revisar / Proteger hoja). A diferencia del caso anterior, en este caso el resultado de la fórmula es visible, pero no la fórmula.
5. Además, se puede ocultar una solapa entera. Si se protege la estructura del archivo (menú Revisar / Proteger libro), esta hoja quedará totalmente escondida y sólo se podrá ver si se posee la clave para desproteger el archivo. Si el libro no se protege con clave, la hoja podrá desocultarse más fácilmente.
De todas estas opciones, en caso de ser necesario ocultar contenidos, la mejor alternativa es ocultar una hoja entera, en lo posible sin clave. De esta manera, los problemas que pueden surgir al cortar, mover o insertar celdas son mínimos. En cambio, las opciones 1 a 4 fácilmente generan problemas cuando modificamos la hoja o copiamos parte de la misma en otro lado.
También aumenta la amigabilidad de la planilla, porque en caso de querer ver la información oculta (ya sea para verificar una fórmula o revisar supuestos), fácilmente se puede hacer con un click derecho del mouse en una de las solapas en la parte inferior del archivo (esta acción muestra qué hojas están ocultas). De todos modos, se sugiere que en la hoja de documentación del archivo se indique que esta solapa existe y está escondida (ver detalles de la hoja de documentación).
A veces, la decisión de ocultar parte del contenido de la planilla surge del deseo de ocultar algunos cálculos para que el usuario de la planilla se ubique más fácilmente y no se “pierda” entre tantos cálculos. Si bien ocultarlos con algunos de los primeros cuatro métodos listados parece una opción atractiva, si separamos claramente inputs, cálculos y resultados dentro del archivo, esconder los cálculos no es necesario, ya que el usuario sabrá dónde ubicar los datos y los resultados, sin “marearse” entre fórmulas.
Por otra parte, cualquier dato oculto con los métodos 1 a 4, dificultará la verificación de la planilla, tarea que el usuario debe poder hacer para sentirse seguro con la planilla que usa. Finalmente, en cambio de ocultar algún supuesto considerado clave que el usuario no debe modificar, se logra de manera más segura protegiendo esa celda en cambio que ocultándola.
Por todo esto, la mejor solución es no ocultar información: se logran planillas más claras, más amigables, más estables. Y la segunda mejor opción es ocultar una solapa, a la que sin embargo se debe poder acceder con relativa facilidad.
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