Planillas de cálculo versus sistemas de decisión

“Una planilla de Excel la hace cualquiera”

¿Cuántas veces escuchamos esta frase? A los que trabajamos con Excel nos genera cierta incomodidad, pero, pensándolo bien, es bastante cierto. O, mejor dicho, parcialmente cierto.

Todo depende de qué entendamos por “planilla de Excel”. Si pensamos en unos pocos números tipeados en unas celdas, usados para sacar alguna cuenta básica, entonces sí, una planilla la hace cualquiera que tenga acceso a Excel.

Pero el Excel sirve para mucho más que para tipear números y sacar alguna cuenta simple. Para eso alcanza con una calculadora, o incluso lápiz y papel. Si tenemos acceso a Excel, entonces el objetivo debería ser aprovecharlo para desarrollar “sistemas de decisión”, no simples planillas.

¿Qué es un sistema de decisión?

Es una estructura ordenada de datos y cálculos que ayuda a analizar problemas, contestar preguntas y, en definitiva, a tomar mejores decisiones. ¿La inversión sigue siendo rentable si el tipo de cambio se modifica, si la demanda baja, si el precio sube? Al agregar los datos de ventas del último trimestre, ¿cómo se modifican los resultados de la campaña publicitaria? ¿El incentivo al personal tuvo algún efecto en el presentismo? ¿El flujo de fondos reflejará un saldo positivo incluso ante el nuevo escenario de producción? Si hay un cambio en una alícuota de impuestos, ¿cómo impacta en el resultado?

Un sistema de decisión permite que los datos que tenemos (reales o proyectados) “trabajen” para nosotros, brindando resultados proyectados, calculando relaciones entre variables, comparando cantidades, detectando diferencias, resumiendo todo esto en gráficos. Los límites dependen de la creatividad y las habilidades de quien esté usando el Excel, porque el Excel en sí mismo ofrece infinitas posibilidades.

¿Por qué es importante elegir un sistema de decisión en cambio de una planilla?

Porque un sistema de decisión nos ahorra trabajo, tiempo y errores: esa estructura ordenada de datos y cálculos que lo caracteriza hace que el recálculo de los resultados, de las tendencias, de los gráficos, etc. ante cambios en los supuestos sea automático. No hace falta repensar la planilla cada vez. Si además agregamos controladores de inconsistencias, nos dará seguridad en todo momento acerca de los resultados obtenidos. Y así, lograremos tener tiempo para analizar el negocio, imaginar nuevos escenarios y oportunidades, aprender y crecer. Esos son los beneficios más interesantes, en el fondo, que se obtienen cuando se reemplaza una planilla con un sistema de decisión.