En las planillas de cálculo los formatos son mucho más que un detalle.
El formato en una planilla de cálculo es muy importante, pero debe ser funcional y no decorativo. O sea, el distinto color o tipo de borde o de tipografía con el que diferenciamos una determinada celda debe tener un porqué y servir para que el usuario se oriente mejor. En materia de formatos, en general vale la regla de que menos es más: cuanto más simple, mejor.
Mencionamos en Reglas de Oro Parte 2 que los formatos deben servir, como mínimo, para reconocer fácilmente las celdas en las que se cargan supuestos, las que realizan cálculos intermedios y las que resumen los resultados más importantes.
Sin embargo, los formatos son más que eso y la pregunta que nos hacen en general es: “¿Cómo se logra un buen formato?”. No hay una respuesta única y creemos que esto, en parte, es a gusto de cada uno: en el fondo, los formatos deben resultarle útiles y cómodos al usuario. No obstante, hay algunas recomendaciones que pueden ser valiosas.
Ante todo, tengamos presente que los formatos deben guiar y ayudar sin distraer. Miremos estos ejemplos, que tienen los mismos datos pero formatos diferentes:
Una tabla de este tipo es muy común para resumir ventas por período, zona o producto en una empresa industrial, o ventas de granos o categorías de hacienda en una empresa agropecuaria, o ingresos por diferentes servicios en una empresa de servicios.
Aunque siempre hay preferencias personales que influyen en la elección de un formato u otro, en estos tres ejemplos surgen varios puntos:
Muchas líneas entorpecen la lectura, pero algunas líneas suaves sirven para guiarla. Las líneas gruesas “empastan” la tabla.
En lugar de líneas negras, que son las que por defecto ofrece el Excel, se pueden usar líneas de color gris: se aprecian igual, pero son más livianas para la vista.
Es buena idea usar una sola tipografía para toda la planilla, para que el modelo se vea más liviano y sea más legible. Además, se deben preferir tipografías simples, sin serif. Algunas tipografías recomendables son Arial, Calibri, Helvetica, Tahoma, Trebuchet o Verdana. La legibilidad de los números cambia con la tipografía:
Para llamar la atención en algún texto o valor, alcanza con usar la misma tipografía en negrita.
Muchas veces dos colores son suficientes (uno para datos y uno para resultados; el resto sin color). No es necesario usar toda la paleta de colores: una planilla de cálculo no debe ser un arlequín.
Los colores suaves (pastel) son menos agresivos a la vista que los colores fuertes y/o flúo y además son más profesionales.
Colores oscuros pueden empastarse al imprimir. Alternar valores con tipografía negra y blanca en función del color de fondo de la celda entorpece el trabajo: es más rápido usar tipografía del mismo color.
Los colores suaves, por otra parte, deben ser lo suficientemente distinguibles entre sí inclusive cuando se imprime en blanco y negro.
Existen problemas de visión (de la familia del daltonismo) que dificultan la correcta distinción de colores y que habría que tener en cuenta. En un futuro blog entraremos más en detalle en este tema, pero adelantamos que es un problema para algunos usuarios sobre todo en la gama de los rojos y los verdes.
Claramente, la ausencia total de formato confunde tanto como el exceso de formato (en la primera tabla no hay ningún elemento que ayude a centrar la atención en lo más importante).
En pos de alivianar la lectura de una tabla, la cantidad de decimales debe regularse en función de la magnitud del valor. Por ejemplo, tiene sentido mostrarlos si el valor es 5,28 pero no si es 1.050.798,12. En el último caso, los 12 centavos son totalmente insignificantes. Puede ser una excepción un balance comercial en el que es necesario conciliar a ese nivel todos los valores. Sí debe prestarse atención a que todas las celdas tengan la misma cantidad de decimales: es sumamente incómodo leer en la misma columna los siguientes valores:
10,28
11,1
12,568.
También es desaconsejable incluir la unidad en la celda. En la tabla central, por ejemplo, el signo “$” delante de cada valor sólo agrega densidad a la tabla y podría evitarse si en el título de la tabla se indicara “Ventas en $”.
Cuando los valores de una tabla llegan o superan los cuatro dígitos, es buena práctica usar el separador de miles, ya que eso simplifica mucho la lectura de los números (comparar la primera y la última tabla).
Gran parte de estos puntos se resumen en un principio muy simple mencionado por Stephen Few en su libro “Show me the Numbers”: Usa la menor cantidad de tinta posible.
Es importante que cada empresa adopte una serie de formatos que se respeten en todas sus planillas de cálculo. De esta manera, se asegura cierta consistencia y se simplifica el trabajo. Imaginemos por ejemplo que en una planilla las celdas de datos tienen fondo amarillo y las de resultado tienen fondo verde, pero en otra planilla los colores se invierten. Así el usuario puede confundirse y poner un dato donde hay un resultado. Es más fácil aprender un único código de colores. Formatos consistentes evitan confusiones y errores.
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