En las planillas de cálculo hay, en general, más errores de los que nos gustaría. Su origen se debe a varias causas, que resumimos en este artículo.
¡Llegó la parte dos! ¿No leíste la primara parte? Accedé haciendo click acá para entender completamente los errores posibles en planillas. Sigamos indagando más a nivel “micro” qué genera errores en las planillas de cálculo:
La existencia de versiones múltiples y/o nombres confusos de los archivos pueden llevar a grandes confusiones, sobre todo cuando un usuario actualiza los supuestos en una versión que no incluye los últimos cambios.
La discordancia de unidades de medida entre el supuesto y la fórmula que lo transforma en un resultado puede generar errores importantes. Por ejemplo, si la celda de cantidad vendida indica toneladas, solicitando así que el dato de ventas se ingrese en toneladas, pero el usuario ingresa la cantidad en kilos, el ingreso por ventas será mil veces mayor.
Los comentarios e instrucciones desactualizados pueden ser la causa de la discordancia de unidades de medida y también de otros errores. Imaginemos un comentario que originalmente indicaba que había que hacer referencia al precio de la fila 25. Con la evolución de la planilla y el agregado de 10 filas por encima de la 25, el precio de la fila 25 que se necesita pasó a estar en la fila 35 y ya no la 25. El comentario quedó desactualizado y cuando se busque un precio en esa fila 25 quizás no se encuentre ninguno, o se encuentre uno que no es el que se debe usar —si el comentario está armado con una fórmula que lee el número de fila eso no pasará, pero lo más común es que el comentario tenga el número de fila ingresado a mano—.
La introducción manual de datos en reemplazo de fórmulas genera errores y diferencias de todo tipo. Es una de las causas más frecuentes de errores. Tenemos múltiples historias para contar al respecto. Por este motivo quien desarrolla la planilla debe diferenciar bien las celdas de dato de las de fórmula, y por otra parte el usuario debe respetar esas instrucciones.
A mayor complejidad de la planilla de cálculo también aumenta la probabilidad de errores. Por eso es tan importante, en las etapas previas a la construcción de la planilla, buscar la manera de que la planilla sea lo más simple posible. “Y cuanto más sencillas son las cosas, menos errores se cometen”, escribió Ken Follett.
Finalmente, los supuestos desactualizados son otra gran fuente de errores. Si no se cumple la regla de oro de separar claramente los supuestos concentrándolos en una sección bien delimitada, un supuesto que quedó lejos de todos los demás puede quedar desactualizado sin que el usuario de la planilla sea consciente de ese olvido. Eso afectará los resultados.
Salvo la tasa base de errores, podemos controlar todos los otros puntos mencionados con el fin de reducir la cantidad de errores de nuestras planillas de cálculo. Nos acercaremos así cada vez más a planillas ágiles y eficientes.
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