A veces las planillas de cálculo se ponen lentas: tardan demasiado en abrirse o en recalcular valores. Esto puede deberse a varias causas. Te contamos algunas de las más comunes y te compartimos soluciones.
Cuando una planilla de cálculo se vuelve “lenta” o “pesada” al abrirla o al recalcularla, los usuarios perdemos tiempo y nos ponemos nerviosos. Hay diversas causas por las que una planilla puede ser lenta. Te compartimos las más comunes, junto con algunas soluciones simples.
1. Demasiados datos
Si bien ésta es una de las causas más frecuentes, en general no es el único motivo por el cual una planilla de cálculo se vuelve lenta.
La solución será evaluar qué datos se pueden eliminar, ya sea porque son irrelevantes, o porque pueden colocarse en otro archivo vinculado.
2. Datos repetidos
Cuando los datos se usan en una tabla dinámica, en general son guardados en el archivo dos veces: como dato y nuevamente en el PivotCache).
Una posible solución es usar Power Query para obtener los datos.
3. Fórmulas anidadas
Fórmulas anidadas, como por ejemplo condicionales anidados (donde el valor si la primera condición se cumple o no se cumple vuelve a depender de una segunda o tercera condición) pueden enlentecer el archivo porque implican cálculos que requieren mayor capacidad de procesamiento y memoria. Eso hace que el recálculo de la planilla lleve más tiempo. Si además las fórmulas encadenadas involucran grandes cantidades de datos y operaciones de búsqueda, la capacidad de procesamiento requerida será aún mayor.
La solución es fraccionar las fórmulas complejas en fórmulas más simples, lo cual no sólo mejorará la performance del archivo sino también hará que las fórmulas sean más fáciles de leer y auditar.
4. Funciones de búsqueda (Buscarv, Buscarh)
Sobre todo cuando estas fórmulas deben buscar valores en una gran cantidad de datos, la planilla se puede enlentecer.
Una solución es reemplazarlas por la combinación de las funciones Índice y Coincidir (analizaremos esta opción en un futuro artículo). También se recomienda ubicar en la misma solapa la fórmula de búsqueda y la tabla en la que la fórmula busca. Los usuarios de Microsoft 365 ya no tienen este problema.
5. Funciones volátiles
Funciones volátiles son, por ejemplo:
• Hoy
• Aleatorio
• Aleatorio.entre
• Ahora
Estas funciones se recalculan cada vez que algo cambia en la planilla de cálculo, inclusive si el cambio no tiene un impacto directo en esa función. Por eso las funciones volátiles consumen mucha capacidad de procesamiento y memoria.
Posibles soluciones implican, ante todo, usar la menor cantidad posible de estas funciones, limitándolas a las situaciones en las que son realmente necesarias. Otra cosa que se puede implementar es el cálculo manual de la planilla en cambio del cálculo automático (pestaña Fórmulas / Opciones para el cálculo).
6. Funciones condicionales
Funciones condicionales como Sumar.si, Contar.si, Promedio.si, entre otras, pueden enlentecer el archivo porque implican revisar cada celda de un determinado rango para ver si cumplen con uno o más criterios, y eso lleva tiempo y recursos, especialmente con grandes cantidades de datos.
Como solución se sugiere que las fórmulas que contienen estas funciones abarquen la menor cantidad de celdas. También pueden reemplazarse con Tablas dinámicas, aunque no es lo mismo.
7. Formatos condicionales
Los formatos condicionales, al igual que las funciones volátiles, se recalculan ante cualquier cambio en la planilla. Eso la enlentece.
La solución no es no usar los formatos condicionales, que tienen un potencial enorme para alertar sobre errores, evidenciar resultados, etc., pero sí se recomienda limitarlos a los necesarios. Si querés saber más sobre formatos condicionales, podés ver este artículo.
En el próximo artículo te contaremos otras causas de archivos lentos.
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