Las opciones de validación son un buen aliado para lograr planillas de cálculo confiables porque permiten restringir el tipo de dato que el usuario ingresa en una celda. En este artículo compartimos algunos tips para aprovecharlas al máximo.
Las opciones de validación permiten controlar el dato que un usuario ingresa en una celda. Por ejemplo, se puede lograr que el usuario sólo ingrese un valor elegido de una lista de posibles valores predeterminados, o que ingrese un número con ciertas características (valor entero, valor decimal o fecha en un determinado rango, etc.).
De esta manera, son una excelente herramienta para evitar errores, porque limitan la entrada de valores incorrectos que podrían alterar el resultado de una fórmula que se calcula a partir de ellos.
En un artículo anterior comentamos sus ventajas y los aspectos principales de su uso.
Pero las opciones de validación tienen algunos detalles adicionales que no siempre se explotan del todo. De hecho, al seleccionar las opciones de validación, se abre una ventana de diálogo con tres solapas. Si bien la más usada es la primera, las tres son interesantes:
Configuración
En la primera solapa, Configuración, se indican las limitaciones de entrada de datos. En este caso, se seleccionó una lista, y los elementos de esa lista figuran en la caja Origen. Se pueden tipear a mano, o referenciar a un rango de celdas (en general lo más recomendable).
La opción Omitir blancos está seleccionada de manera predeterminada para cualquier opción de validación. Esto implica que, al entrar en el modo de edición de la celda, podemos dejarla como una celda en blanco (podemos pulsar la tecla Enter para dejar la celda en blanco). Si en cambio la opción Omitir blancos queda sin tildar, obligamos al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda (el usuario podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Enter para dejar la celda en blanco). La diferencia entre dejar esta opción tildada o sin tildar es muy sutil y la recomendación es que quede siempre tildada.
La opción Celda con lista desplegable muestra la lista desplegable al momento de seleccionar una celda que contiene la validación de datos (o sea, el usuario verá el botón con una flecha que aparece en el extremo derecho de la celda y que le permite desplegar las opciones de la lista). Si destildamos esta opción, la celda seguirá validando los datos pero el usuario no podrá ver las posibles opciones. Claramente, se recomienda dejar esta opción seleccionada.
Mensaje de entrada
En la solapa Mensaje de entrada, que es optativa, se puede escribir un mensaje que el usuario verá cada vez que seleccione la celda con las opciones de validación (en esta figura, el usuario se ubicó en la celda D5). Es una manera de dar instrucciones sin recargar la planilla, ya que el comentario desaparece ni bien el usuario selecciona otra celda. Una instrucción tipeada cerca de la celda o un comentario, en cambio, recargan la planilla.
Mensaje de error
Finalmente, en la solapa de mensaje de error se puede personalizar el mensaje que brinda el Excel cuando el usuario ingresa un dato no permitido. De esta manera, en cambio de ver el mensaje que el Excel brinda por defecto (“Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos definidas para esta celda.”), el usuario puede recibir un mensaje más claro, que lo oriente mejor acerca de cómo modificar su entrada.
En pocas palabras, con algunos toques adicionales, podemos sacarle más jugo a las opciones de validación.