Resumimos los principales tips de este primer semestre compartido.
El inicio de una buena planilla de cálculo
Para lograr buenas planillas, hay que encarar su desarrollo sin saltear ninguna de las etapas recomendadas por los especialistas: alcance, especificaciones, diseño, construcción, verificación y uso.
Los límites de las planillas de cálculo: cuáles y cuándo
Conocer las fortalezas y debilidades de las planillas de cálculo para diferentes tareas nos ayuda en la decisión de elegir entre una planilla de cálculo o un software específico.
Reglas de oro para mejores planillas de cálculo
Estas simples reglas hacen una gran diferencia:
· Separar Inputs, Cálculos y Resultados
· Usar, cuando se pueda, la misma fórmula en toda la fila o toda la columna
· El sentido de lectura de una planilla debe avanzar de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo
· Documentar la versión
· Usar diferentes colores para distintos tipos de celdas
· Especificar siempre las unidades del valor de cada celda
Factores de riesgo en las planillas de cálculo
Existen varios factores de riesgo que aumentan la probabilidad de que las planillas de cálculo contengan errores. Lo importante es detectarlos e implementar alguna medida de control.
Las fórmulas deben ser simples (y no esconder constantes)
Las fórmulas deben ser simples: cortas y fáciles de entender, y además sólo deben referenciar celdas, sin que en la fórmula se ingresen valores de forma manual.
Tres simples tips para reducir errores en las planillas de cálculo
· Toda vez que sea posible, ordenar los datos para que las fórmulas puedan hacer referencia a celdas en la misma fila y/o columna.
· Escribir fórmulas en papel antes de ingresarlas a la planilla de cálculo.
· Pedir colaboración a otra persona.
Planillas de cálculo: cuestión de formatos
El formato en una planilla de cálculo es muy importante, pero debe ser funcional y no decorativo: los formatos deben guiar y ayudar sin distraer. Formatos consistentes evitan confusiones y errores.
Checklist final
Existe una buena práctica que indica que, cuando terminamos de desarrollar una planilla de cálculo, se deben revisar algunos aspectos de la misma: nombres de rango, estilos de celda, índice de contenido, vínculos, inclusive el nombre del archivo.
Un nombre claro para cada archivo
Habría que evitar nombres ambiguos e implementar una política general de nombres cuando diferentes usuarios comparten archivos.
Actores en las planillas de cálculo
En el desarrollo de una planilla de cálculo hay varios roles: es útil conocerlos para saber cuál es el nuestro (y los de los demás) para así definir los límites del trabajo de cada uno.
Más allá de las herramientas técnicas
A veces no alcanza con tener todas las herramientas técnicas disponibles: también es cuestión de mindset y de saber manejar las emociones que surgen en el trabajo.
Tips para el buen funcionamiento de vínculos
Vincular archivos es una excelente manera de consolidar información, pero los vínculos a veces se rompen. Sin embargo, existen varias formas para reducir las probabilidades de tener problemas.
Buenos gráficos para buenas panillas
Los gráficos muchas veces son un excelente complemento de una planilla de cálculo, pero también en los gráficos deben aplicarse buenas prácticas de diseño.
Primero, seleccionar el tipo de gráfico que mejor se adapta a nuestros datos.
Segundo, no olvidar ninguno de los elementos que un gráfico debe tener: un buen título, ejes claros y leyenda cuando se grafican dos o más series de datos.
Tercero, otros pequeños detalles también importantes: efectos 3D, orientación del texto y cantidad de series.
Cuarto, elegir colores fácilmente diferenciables por todos los observadores.
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