Diseñar y construir una buena planilla de cálculo tiene beneficios concretos en el trabajo diario. En esta nota compartimos los principales aspecto de tu trabajo que pueden mejorar con una planilla ágil y eficiente.
Muchas veces dijimos que buenas prácticas de diseño y construcción de planillas de cálculo generan planillas más fáciles de usar y de entender y más confiables en sus resultados. Pero concretamente, ¿qué significa eso? ¿Qué beneficios reales aporta una buena planilla de cálculo en el día a día? Te contamos los principales beneficios que vimos en todos nuestros clientes.
Colocar Supuestos, Cálculos y Resultados en secciones bien identificadas (y en este orden) mejora la comprensión de la planilla y agiliza su uso. Evita la aparición de fórmulas circulares. La carga de datos y la interpretación de resultados son más rápidas. Reduce el tiempo de navegación por la planilla en búsqueda de datos o resultados.
Concentrar todos los supuestos en una única sección del archivo asegura que todos los supuestos sean revisados y actualizados sin olvidos. También evita la doble carga de un mismo supuesto, eliminando así la posibilidad de inconsistencias en los datos.
Incluir una hoja de documentación en la que se resumen las principales características del archivo (objetivo, contenido de cada hoja, código de colores, fuentes de datos, eventuales vínculos con otros archivos, etc.) facilita el uso a nuevos usuarios y aumenta las probabilidades de un correcto uso cuando se delega el uso de la planilla a otro usuario. En el caso de archivos de uso no recurrente, es un buen ayuda-memoria de todo lo que hace falta saber para un correcto uso.
La protección de la planilla aumenta su integridad y reduce las probabilidades de que un usuario rompa accidentalmente una fórmula.
Fórmulas simples y una estructura lineal en toda la planilla facilitan su comprensión, aumentando la confianza del usuario en los resultados. (No deberíamos estar controlando todas las veces si el resultado es correcto. Eso libera tiempo de análisis de los resultados para tomar decisiones.)
Resumiendo, los beneficios de una buena planilla de cálculo en el trabajo diario de quien la usa son muchos e interesantes. Todos los que trabajamos frecuentemente con planillas descubriremos rápidamente que hay un antes y un después cuando se adquieren buenas prácticas de diseño y construcción.
Probá y contanos tu experiencia.