Las fórmulas son el corazón de toda planilla de cálculo. Para funcionar bien, es bueno que sean cortas, fáciles de entender y sólo referencien celdas.
Las planillas de cálculo están formadas sobre todo por fórmulas. Las hay para procesar y calcular todo tipo de información. Para que la planilla funcione bien, las fórmulas deben estar bien construidas (es como un discurso, armado por palabras: para que el discurso se entienda, las palabras deben estar bien escritas).
Por supuesto, es fundamental conocer el funcionamiento de la fórmula para poder usarla bien (cada fórmula de Excel tiene sus características y algunas son más complejas que otras). Una vez que damos por sentado que conocemos la fórmula que usaremos, debemos seguir la regla de oro que dice que “Las fórmulas deben ser simples”.
“Simples” significa, por un lado, fáciles de entender y, por otro, cortas. Empecemos por ver qué significa “corto”, que es más sencillo. En un extremo, algunos autores recomiendan que una fórmula, cuando se edita en la barra superior del Excel no sea más larga que un dedo. Eso, muchas veces, resulta demasiado corto. Pero como regla general un poco más holgada, se recomienda que no sea más larga que una fila en la barra de edición.
Cuanto más corta la fórmula, menos referencias a celdas contiene y más comprensible es ya que se pueden rastrear esas celdas para entender qué calcula la fórmula. Este es un ejemplo de fórmula súper corta (inclusive más corta que un dedo).
Para ver la diferencia entre fórmulas simples y complejas, les comparto este ejemplo:
Fórmula nº 1:
=-SI(D15*D22<D16;D16;SI(D15*D22>D17;D17;D15*D22))
Fórmula nº 2:
=(SI((SI(((($D$10)*$D$12)*7,5/100)<$D$16;1;0))=1;$D$16;0)+SI((SI(((SI(((($D$10)*$D$12)*7,5/100)<$D$16;1;0))+(SI(((($D$10)*$D$12)*7,5/100)>$D$17;2;0)))=0;3;0))=3;((($D$10)*$D$12)*7,5/100);0)+SI((SI(((($D$10)*$D$12)*7,5/100)>$D$17;2;0))=2;$D$17;0))*-1
Aunque parezca sorprendente y tal vez difícil de creer, estas dos fórmulas fueron extraídas de planillas reales desarrolladas en base a un mismo enunciado y dicen lo mismo: calculan los gastos de cosecha de un cultivo como un 7,5% del ingreso bruto (calculado como precio por rendimiento), aplicando un mínimo (piso) y un máximo (techo). Es decir, en este caso, si el 7,5% del ingreso bruto es menos que la tarifa mínima, se paga el mínimo. Si es más que la tarifa máxima, se paga el máximo. Y si ese porcentaje es un valor intermedio, entonces se calcula el 7,5% del ingreso bruto y esa es la tarifa a pagar.
Debajo pueden descargar una planilla con estas fórmulas y datos que permiten ver que efectivamente conceptualmente calculan lo mismo y arrojan el mismo resultado. En la solapa “Simple” está la fórmula nº 1 y en la solapa “Compleja” está la fórmula nº 2. Es decir que la fórmula nº 2 no es incorrecta, pero sí es compleja, rebuscada, difícil de entender y más propensa a errores.
Las fórmulas simples son más fáciles de entender y de auditar para saber si están bien armadas. Antes de construir fórmulas extremadamente largas, es preferible desagregarlas en varias fórmulas parciales, aunque eso implique ocupar varias celdas, y luego relacionarlas entre ellas.
Las dos fórmulas que les compartí más arriba no sólo difieren en longitud y complejidad. Hay otro problema muy común que salta a la vista en la fórmula nº 2 y que debería evitarse a toda costa.
Es buena práctica que cada fórmula haga referencia exclusivamente a celdas, sin que en la fórmula se ingresen valores de forma manual (la fórmula nº 2 incluye 7,5/100 como valor, en cambio de hacer referencia a una celda donde podríamos haber ingresado el valor 0,075).
Si todos los valores están explicitados en la sección de datos y la fórmula hace referencia a esos datos, entonces es más fácil verlos y actualizarlos. En cambio, un valor “escondido” en una fórmula puede quedar “olvidado”, no se actualiza y la planilla de cálculo seguirá calculando sus resultados en base a un valor que ya no corresponde usar.
Por ejemplo, supongamos que se quiere calcular el monto de los intereses a pagar sobre un préstamo cuyo capital está definido en la celda C5 y la tasa es del 20%. Muchas veces esto se resuelve con la fórmula =C5*0,2. Pero cuando la tasa deje de ser el 20%, los intereses pueden quedar mal calculados salvo que el usuario se acuerde de que tiene que modificar la fórmula. Para eso, deberá dejar una nota al lado de la celda a modo de recordatorio, y además al editar la fórmula existe el peligro de que modifique algo más que la tasa sin proponérselo.
En cambio, si la tasa de interés se especifica en la celda C6, los intereses pueden calcularse como =C5*C6 bajo cualquier combinación de supuestos sin necesidad de revisar la fórmula. Esto es más seguro y simple.
Esta es la base de otra regla de oro, que dice “No esconder ‘constantes’ en las fórmulas”, porque estas supuestas ‘constantes’ muchas veces no lo son.
La única excepción a esta regla, por supuesto, son las verdaderas constantes (por ejemplo, para convertir kilos a toneladas, se puede usar directamente el valor de 1000 en la fórmula, ya que este valor no cambiará nunca y la fórmula seguirá siendo válida sin necesidad de actualizaciones).
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