La hoja de documentación resume los aspectos más importantes para poder conocer y usar un archivo: las reglas de oro del armado de planillas de cálculo.
Una regla de oro que compartimos en unos de nuestros primeros artículos recomienda “Documentar la versión”. ¿Qué significa exactamente eso?
Nuestros archivos incluyen generalmente solapas como Datos, Supuestos, Precios, Resultados, Cashflow, etc. A esas solapas deberíamos por costumbre agregarle otra, que puede llamarse Manual, Instrucciones, Inicio (porque idealmente debería estar al comienzo, bien a mano para los usuarios) y que vamos a usar para “documentar” el archivo.
Esta buena práctica de armado de planillas no es habitual e inclusive resulta difícil
implementarla la primera vez. La duda suele ser “¿Qué incluyo en esta solapa?”.
El objetivo de esta hoja es que cualquier usuario pueda familiarizarse con la planilla rápida y fácilmente. Todos quienes nos hemos encontrado con un archivo desarrollado por otra persona y empezamos a navegarlo sin muchas explicaciones previas por parte de otros usuarios o del desarrollador, sabemos que puede ser difícil llegar a entender la planilla y sentirnos cómodos con su uso. Cuando no somos “la madre de la criatura” nos lleva un tiempo entrar en confianza. Sin embargo, una hoja de documentación facilitará las cosas.
Esta solapa debería contener como mínimo:
El nombre del archivo y su objetivo. Debemos indicar para qué sirve la planilla. Por ejemplo: “El objetivo de este archivo es calcular el stock de insumos. Al contar con esta información actualizada, permite conocer el valor de los stocks y activar alertas de compra para aquellos bienes cuya existencia sea inferior al nivel mínimo”. De esta manera, el usuario sabrá enseguida si el archivo es el que debe usar para la tarea que debe hacer. Por supuesto, el nombre del archivo puede ya ser un indicio de su función, pero aunque los nombres sean apropiados no siempre pueden describir completamente el archivo.
Un muy breve índice, que incluya el nombre de cada solapa y su contenido. Un formato tipo tabla se adapta muy bien a descripciones breves. Por ejemplo:
Hoja | Contenido |
Manual | Esta hoja |
Stocks | En esta hoja se ingresan todos los bienes (por categoría/familia: semillas, fertilizantes, herbicidas, etc.), sus stocks iniciales y precios actuales. Se resumen todos los movimientos del período y se calculan los stocks finales. |
Otras Altas | Detalle de otras entradas (que no sean compras ni traslados de entrada). Se cargan en esta hoja. |
Usos | Usos de agroquímicos y semillas para cultivos de cosecha y forrajeros. |
Otras Bajas | Detalle de otras bajas no registradas en la solapa Usos (pérdidas, roturas, ajustes, etc.). Se cargan en esta hoja. |
El nombre de la persona responsable del archivo y una forma de contacto (mail, celular) para despejar dudas y/o pedir modificaciones.
El número de versión y la fecha de la última modificación, para saber si se está usando la última versión o una anterior.
Si corresponde, por ejemplo en un archivo de proyecciones económico-financieras, un breve detalle de los supuestos usados. Esto permite entender mejor los resultados. Por ejemplo, podemos indicar: “Escenario con precios bajos, buen nivel de producción y costos promedio”. Dependiendo del tipo de archivo, esta sección puede estar en la primera hoja de supuestos, de manera que la descripción de los datos esté cerca de los supuestos mismos.
Unas instrucciones breves pero claras para usar el archivo. Deben ser breves para aumentar las probabilidades de que el usuario las lea. Será fundamental aclarar el código de colores, detallar eventuales vínculos con otros archivos, el orden de carga del archivo (en caso de haber detalles importantes que no deben olvidarse, por ejemplo “El primer paso para actualizar el archivo es importar la base de datos del sistema de gestión y pegarla en la solapa Datos”). Si el archivo contiene macros, es aconsejable recordarle al usuario que debe activarlas, y agregar los pasos a seguir para hacerlo.
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