Funciones de búsqueda: un gran potencial, con algunos recaudos

Las funciones de búsqueda pueden automatizar gran cantidad de cálculos. Para usarlas bien hay que entender bien cuáles son sus argumentos. Si nos aseguramos ese punto, podremos armar fórmulas muy potentes.

Las funciones de búsqueda tienen un gran potencial para automatizar cálculos. Son medianamente complejas y es fácil equivocarse en algunos aspectos de su uso. Si se usan mal los resultados pueden no ser los deseados, pero si entendemos bien sus diferentes argumentos, tendremos en nuestras manos la posibilidad de armar fórmulas muy poderosas.

Las funciones de búsqueda más conocidas son dos: BUSCARV y BUSCARH, aunque en las versiones más nuevas de Excel, por ejemplo, se suma BUSCARX. Las presentamos brevemente en un artículo anterior, pero ahora entraremos un poco más en detalle en su funcionamiento.

BUSCARV sirve para encontrar el valor que le corresponde a otro valor cuando los datos están ordenados en columnas. Por ejemplo, si tenemos estos datos

podemos ordenarlos en una planilla en la que en una celda coloquemos el mes y automáticamente en otra celda obtengamos en precio que corresponde a ese mes.

La planilla quedaría así:

En la celda C10 se indica el mes (por ejemplo se puede seleccionar de una lista de validación). Si querés saber más a acerca de opciones de validación, te ofrecemos este artículo Opciones de validación, y además otro artículo con más tips.

Y en la celda C11 la función =BUSCARV(C10;B5:C8;2;FALSO) busca el mes de la celda C10 en la matriz de datos de las celdas C5:D8, trayendo el valor que le corresponde a ese mes en la segunda columna (porque el tercer argumento de la función es un 2).

Como seleccionamos febrero, obtenemos un precio de 105 $/unidad. Si seleccionáramos abril, nos traería 115. Si bien esto se puede a mano, buscando en la tabla, pensemos que puede haber tablas mucho más grandes, donde la búsqueda visual llevaría mucho más tiempo y sería mucho más propensa a errores.

La sintaxis de BUSCARV tiene 4 argumentos:

1. Valor buscado (en este ejemplo, el mes. Puede ser un valor tipeado dentro de la fórmula –por ejemplo “Feb” –, o la referencia a una celda en la que se ubica ese valor –C10–, que es lo recomendado)
   

2. Matriz en la que se busca (la tabla de datos, en la que el valor buscado del primer argumento debe estar en la primera columna de la tabla. Esto es importante para tener en cuenta cuando se ordenan los datos: BUSCARV busca exclusivamente de izquierda a derecha.)

3. La columna de la cual se extrae el valor (en este caso, la segunda columna, porque se busca el precio)

4. Una condición lógica acerca del tipo de búsqueda: falso indica que se buscará una correspondencia exacta, mientras que verdadero –u omitido– indica que se permiten búsquedas para valores aproximados. Por ejemplo, si no hubiera una lista de validación y tipeáramos “Feb.” (con un punto, en cambio de “Feb”), con verdadero la función arrojaría el precio de 105, mientras que con falso la función arrojaría N/A.

El argumento con el que hay que tener más cuidado es el cuarto. Las búsquedas aproximadas pueden servir en algunos casos particulares, pero la mayoría de las veces necesitaremos búsquedas exactas si queremos obtener los resultados correctos.

Cuando ingresemos en una planilla de cálculo una función de búsqueda, siempre será buena práctica probar las fórmulas con varios valores buscados, para ver cómo funciona y si los resultados que se obtienen son los deseados.

BUSCARH funciona de la misma manera, pero con datos ordenados en filas. En ese caso, el tercer argumento será el número de fila del cual se extrae el dato:

En este caso, la celda C9 busca la cantidad vendida en la tabla de datos (y como la cantidad vendida ocupa la tercera fila, el tercer argumento es 3).

Estas funciones permiten armar fórmulas que automatizan una gran cantidad de cálculos toda vez que haya listados de productos, de zonas, de responsables, de tasas, y un dato dependa de lo que ingresemos en otra celda. Sólo debemos ordenar bien los datos y cuidar el cuarto argumento.

Demasiadas funciones de búsqueda pueden enlentecer el funcionamiento de un archivo (pero por “demasiadas” debemos pensar en cientos o miles, de manera que pocas veces esto va a ser una limitante para no usar estas funciones). Si llegara a serlo, hay una manera de resolverlo, combinando las funciones ÍNDICE y COINCIDIR, pero eso lo dejamos para otro artículo.