Los formatos condicionales son formatos de celda que varían en función del valor que asume esa celda. De esta forma, son muy útiles para destacar celdas con determinados valores y son una gran ayuda visual.
Los formatos clásicos de celda a los que estamos acostumbrados son estáticos: si a una celda le asignamos un color de fondo, o un borde o una tipografía determinados, esa celda lucirá siempre así, hasta tanto no lo modifiquemos. La principal función de este formato es indicarle al usuario si la celda es una celda de dato, de cálculo intermedio o de resultado, siempre y cuando hayamos implementado un código de colores.
En cambio, un formato condicional le da a una celda un formato que no es siempre el mismo, sino que cambia al variar el valor de la celda. Por ejemplo, tal vez tengamos una tabla que resume la cantidad vendida por zona y trimestre y se quieren resaltar las situaciones en las que no se cumple una meta de venta (10.000 unidades).
En ese caso, podemos seleccionar manualmente las celdas C6, E7 y F6 y darles un fondo anaranjado (la zona A en los trimestres 1 y 4, y la zona B en el trimestre 3 vendieron menos de 10.000 unidades). La tabla se verá así:
Pero si luego actualizamos los datos porque nos dimos cuenta de que faltaba ingresar las últimas ventas del año y la zona A en el cuarto trimestre supera las 10.000 unidades, deberemos acordarnos de modificar, de nuevo manualmente, el formato. O corremos el riesgo de que se mantenga el fondo anaranjado a pesar de unas ventas por encima de la meta, confundiendo a cualquier observador.
La solución para que esto sea automático es usar un formato condicional. En este link
accedés a un archivo con dos solapas, que contienen la misma tabla del ejemplo, pero una tiene formatos manuales (solapa Manual) y la otra contiene formatos condicionales (solapa FondCond). Si probás a modificar cualquier cantidad de venta colocando un valor por debajo de 10.000 en la primera, el formato no cambia, pero sí en la segunda.
En Excel, los formatos condicionales se definen a partir de la pestaña Inicio / Formato condicional. En Google Sheets, en cambio, se define a partir de la pestaña Formato / Formato condicional.
Hay varias opciones de formato condicional: desde las más simples, que están predeterminadas en el software, hasta las personalizadas, que abren un abanico muy amplio de posibilidades.
Por ejemplo, usando la misma tabla, podemos usar algunas opciones predeterminadas como éstas:
En la tabla de arriba, un gradiente automático de colores resalta con un fondo verde más oscuro las ventas más altas, con un fondo amarillo las más bajas y con una gama de verdes intermedios las demás. En la tabla de abajo, en cambio, los círculos con los colores del semáforo identifican las ventas más bajas (rojo), las intermedias (amarillo) y las más altas (verde).
Estos dos ejemplos están en las solapas Predet1 y Predet2 del mismo archivo.
En todas las solapas con formatos condicionales, si editás el formato de una celda del rango C6:F8 a través de Inicio / Formato condicional, podrás ver cómo se logra. Además del color de fondo y de eventuales íconos, el formato condicional permite modificar la tipografía y/o el borde de la celda (tipo, color, tamaño) y también el formato de número.
En todos los casos, el formato condicional tiene la gran ventaja de ser una ayuda visual automática que llama la atención sobre alguna celda en particular, evitando que el valor se “pierda” en una tabla donde todas las celdas se ven iguales.
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