Existen varios factores de riesgo que aumentan la probabilidad de que las planillas de cálculo contengan errores. Conocerlos es el primer paso para controlarlos.
Inclusive cuando se tiene experiencia en el desarrollo o modificaciones de planillas de cálculo, algo puede salir mal cuando se está trabajando en eso. Existen de hecho factores de riesgo que atentan contra la obtención de buenas planillas. Conocer de antemano esos factores permite detectar su presencia y controlarlos.
Estos enemigos de una buena planilla de cálculo, es decir factores que aumentan la probabilidad de que una planilla contenga errores, son seis:
Complejidad: Cuanto más complejo el problema para el que armamos la planilla de cálculo, más probabilidades de errores existen. Mayor es la cantidad de relaciones entre variables que hay que modelar y por lo tanto es más factible que nos equivoquemos en alguna.
Tamaño del modelo: Cuanto más grande es el modelo (más solapas, más filas y/o columnas), mayores probabilidades de errores, simplemente porque a mayor cantidad de celdas más posible es que en una (y más que en una) ingresemos un dato o una fórmula incorrectos.
Comprensión del problema: A menor comprensión del problema, es más probable equivocarse, no sólo en una fórmula o un dato, sino también en cómo se modela el problema. Ante una escasa comprensión del problema, más atención debe prestarse a las primeras etapas de desarrollo de la planilla en las cuales se diseña su estructura y se definen las fórmulas que contendrá. Por ejemplo, si la planilla sirve para evaluar un préstamo, pero no comprendemos la diferencia entre un sistema de amortización francés o alemán, entonces la planilla probablemente funcione mal.
Impacto potencial: Dependiendo del tipo de modelo, el impacto de los errores puede ser mayor. Las consecuencias de un error son diferentes si nuestra planilla calcula el resultado de una inversión millonaria o si resume gastos e ingresos para hacer un control presupuestario mensual.
Urgencia de los resultados: Cuanta más urgencia en obtener resultados, más probabilidades hay de errores. La etapa de verificación de la planilla antes del uso, por ejemplo, suele ser lo primero que se deja de hacer cuando falta tiempo y entonces se termina trabajando con una planilla que no fue probada antes de interpretar sus resultados y emitir recomendaciones sobre la base de los mismos.
Personas involucradas: A veces, ante la falta de tiempo, se decide que no sea una sola persona la que arma la planilla, sino que sean varias, que se reparten el trabajo (una personal arma una unidad de negocio, otra arma otra unidad, otra arma el reporte final). Esto agrega un factor de riesgo nuevo, porque cuantas más personas intervengan, mayor probabilidad existe de que no se llegue a un entendimiento común de la planilla.
La gran mayoría de las veces, existirá alguno de estos factores de riesgo. Lo importante es detectarlo e implementar alguna medida de control.
Por ejemplo, si quien tiene que armar la planilla no comprende del todo el problema, habría que guiarlo con instrucciones claras, verificar las secciones del modelo a medida que avanza, etc. O, si los tiempos disponibles no alcanzan para asegurarse cada una de las etapas del desarrollo de una planilla, se deberían rever los objetivos de la misma y tal vez simplificarlos para que, aunque no se contesten todas las preguntas que se desea contestar, por lo menos se contesten bien algunas de esas preguntas. O, también, si el trabajo es en equipo, se debería aplicar una metodología de trabajo que asegure que cada persona respeta su sección, aplica los mismos formatos y la misma lógica en sus fórmulas, etc.
Antes de encarar un desarrollo, es recomendable tomarse unos minutos para detectar cuál/es de estos factores de riesgo podrían jugarnos una mala pasada y preparar la manera de controlarlo.
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