Algunas planillas de cálculo fueron famosas, pero sus autores habrían preferido que no lo fueran: historias de planillas que fueron noticia por los errores que contenían.
Está probado que la gran mayoría de las planillas de cálculo contienen errores. Nuestra experiencia coincide con las de los investigadores en el tema, que han demostrado que una gran proporción de las planillas en uso en empresas y organizaciones de todo tipo no se controlan lo suficiente antes de su uso.
Esto motivó la creación de EuSpRIG (European Spreadsheet Risks Interest Group), el principal sitio mundial con información, actividades, conferencias y debate sobre la gestión de riesgos relacionados con las hojas de cálculo. EuSpRIG es una amplia fuente de información sobre métodos y procesos que se pueden implementar para verificar, corregir, documentar, archivar y controlar la gran cantidad de planillas de cálculo sobre las que se basan las decisiones de las organizaciones.
En el sitio hay una sección denominada “Horror stories” (“Historias de terror”), que contiene más de 80 citas de planillas de cálculo con problemas que alteraron la toma de decisiones en dependencias gubernamentales, empresas como Kodak, Boeing o AstraZeneca, entidades de caridad y universidades como Harvard. Todas fueron noticia en su momento. Para imaginar qué impacto pueden tener estos errores, presentamos algunas de esas historias, de diferentes tipos y ámbitos, con consecuencias distintas, ya que también en esto hay variedad.
En agosto de 2016, se publicaron los resultados de un estudio que evaluó 35.175 archivos de Excel que contenían resultados de investigaciones genéticas. Los autores encontraron errores en los nombres de algunos genes en casi mil planillas, que habían sido usadas para redactar más de 700 artículos científicos publicados en 18 revistas. Esto se debió a que Excel transformaba automáticamente los nombres de algunos genes al interpretarlos como fechas. Eso alteró los resultados de todas las investigaciones involucradas. El problema de fondo es que los investigadores que cargaron esas planillas nunca las revisaron, inclusive cuando un estudio anterior, de 2004, ya había alertado acerca de este posible
inconveniente (1).
En marzo de 2018, una empresa distribuidora de bebidas se encontró al borde de la quiebra por un “error aritmético” en una planilla de cálculo. Ese error implicaba una diferencia de 5,2 millones de libras esterlinas (aproximadamente 6,5 millones de dólares). En un segundo momento, a ese error se le sumó el “olvido” de incluir ciertos impuestos a pagar, lo cual empeoró aún más la situación (2).
En marzo de 2019, debido a un problema en una planilla de cálculo una empresa estadounidense perdió una licitación en la construcción de una escuela. Al ordenar los montos presentados por las empresas, el ente licitador notó una diferencia demasiado grande en el monto más bajo y el segundo más bajo. Ante la certeza de un error y la posibilidad de que la empresa que presentó el menor monto no podría finalmente respetar ese monto, la oferta no fue aceptada. La licitación volvió a hacerse, los tiempos se alargaron y la construcción por supuesto se demoró. La empresa reconoció que hubo en error en una planilla de cálculo que les hizo presentar un monto 3 millones de dólares menor al que deberían haber presentado (3).
Más recientemente, en octubre de 2020, en el Reino Unido se perdieron los datos de 16.000 testeos de Coronavirus debido a que los informes de diferentes laboratorios fueron consolidados en un archivo de Excel de viejo formato (.xls en cambio de .xlsx), con lo cual sólo podía contener 65.000 filas con datos en cambio del más de un millón que contienen las actuales versiones de Excel. En este caso, sin embargo, el único error no es haber usado una versión vieja de Excel, sino haber usado un archivo de Excel para una tarea para la cual existen mejores opciones. Y, de todos modos, inclusive con las limitaciones que Excel puede tener para una tarea como ésta, faltó un control que conciliara la información parcial de los laboratorios con la consolidada (4).
Las buenas prácticas para el desarrollo de planillas de cálculo reducen la probabilidad de que los errores entren en una planilla.
En resumen, los errores pueden ser de diferente tipo, tal como vimos en el artículo “Qué errores puede tener una planilla de cálculo”. Las consecuencias también serán diferentes, de mayor o menor magnitud, pero siempre será preferible evitar esos sobresaltos que genera el hecho de darse cuenta, muchas veces demasiado tarde como en estas historias, de que algo salió mal.
Es humano equivocarse, pero hay errores que se pueden evitar. Las buenas prácticas para el desarrollo de planillas de cálculo reducen la probabilidad de que los errores entren en una planilla y el control minucioso de la misma en la etapa de verificación previa al uso contribuye a detectar los que se han filtrado.
(3) Fuente: https://brookingsregister.com/article/district-seeking-new-bids-on-next-phase-of-mms-construction
(4) Fuente: https://www.bbc.co.uk/news/technology-54423988
Comments