Para detectar errores en las planillas de cálculo hay varios métodos, mucho más rápidos y eficientes que la revisión manual de celdas. En este artículo compartimos algunos.
Sabemos que la gran mayoría de las planillas de cálculo contienen errores, y que éstos pueden ser de distinto tipo y relevancia. En base a esto, una pregunta frecuente es: ¿cómo se revisa una planilla para estar seguros de que no contiene errores?
La sola idea de editar y controlar cada fórmula asusta. Sin embargo, la revisión manual de cada celda es sólo una de las posibles maneras de verificar una planilla, y ni siquiera la más usada. No es fácil de implementar porque es un trabajo que demanda mucha atención y puede hacerse sólo en pequeñas dosis: después de unos 15 minutos seguidos editando y revisando fórmulas y valores, se debe abandonar la tarea, descansar y retomarla después der un rato. De lo contrario, sólo perderemos tiempo porque es muy factible que el error esté delante de nuestros ojos y no lo veamos.
Hay otras formas más eficientes de controlar una planilla. Una de ellas es revisar la congruencia de los resultados. Cuando armamos una planilla para calcular el resultado de un negocio, por ejemplo, solemos tener en mente un resultado aproximado. Si la planilla arroja un resultado muy diferente, será un indicio de que algo está mal. Este método tiene la ventaja de ser rápido, pero es apenas una primera aproximación para detectar errores gruesos. No nos permite detectar errores de menor impacto (que no necesariamente son insignificantes).
Otro método es probar la planilla con supuestos muy simples y analizar los resultados que surgen. Por ejemplo, podemos tener esta mini-planilla:
Lo más simple, para detectar algunos errores comunes como el ingreso manual de valores dentro de celdas con fórmulas, es setear todos los supuestos en 0. Si colocamos 0 en cantidad vendida y en precio, el resultado debería ser 0. Si no lo es, detectaremos fácilmente la celda en la que se introdujo un valor manualmente o la celda con error. En este caso, este método nos permite descubrir en forma efectiva un error de este tipo:
De hecho, si sacamos la cuenta de 125.635 unidades por un precio de 256.90 $/unidad, no da como resultado $ 32.255.632 (como veíamos en la primera imagen), sino 32.275.632. La diferencia son unos 20.000 descontados a mano en la celda D5 (imagen de la derecha acá arriba). Dada la magnitud de los valores, era difícil darse cuenta con los datos originales. En un modelo de este tamaño se puede llegar a este mismo resultado con la inspección manual de las celdas, pero en uno de mayor tamaño el reemplazo de los supuestos es una forma mucho más rápida y eficiente de encontrar errores.
Al setear todos los supuestos en 0 podría haber errores que quedan escondidos. Por eso, también se puede probar con supuestos simples que permitan revisar mentalmente los resultados. Fácilmente podremos ver que hay un error, ya que 10 unidades por un precio de 2, da algo muy diferente a lo que vemos en la celda D5.
Otra opción, que permite detectar fácil y rápidamente errores en fórmulas (pero no siempre en la lógica del modelo, y tampoco errores por omisión) es usar algún programa de auditoria. En general se trata de “addins”, programas que se acoplan al Excel, escanean todo el archivo y detectan una gran variedad de errores: desde fórmulas incongruentes hasta listas de validación mal definidas.
Todas éstas son herramientas útiles en la etapa de verificación (la última etapa del desarrollo de una planilla de cálculo previa al uso), cuando se evalúa y prueba un archivo con el objetivo de buscar errores o inconsistencias y estar confiados en que las conclusiones que se extraían del mismo nos ayudarán en nuestras decisiones.
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