Frecuentemente se habla de “macros”, pero pocas personas las incorporan a sus planillas: una breve presentación para que puedas empezar a explorar su potencial.
“Macro” es una palabra a la que cada tanto se hace referencia cuando se habla de planillas de cálculo, pero que le es realmente familiar a unos pocos. En este artículo las presentamos con un poco más de detalle, para que te sea más fácil evaluar su potencial en tus planillas.
Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desees con un solo click.
Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desees con un solo click. La principal utilidad de las macros es automatizar tareas frecuentes o cotidianas.
Si hay tareas que realizás reiteradamente en tu planilla de cálculo, podés grabar una macro y de esta manera no tendrás que hacer lo mismo cada vez. Por ejemplo, supongamos que todos los meses debemos armar un reporte basado en información que surge de un sistema contable que por defecto se genera con 24 columnas, de las cuales sólo nos sirven 4: las número 2, 6, 12 y 15. Una macro puede eliminar todas las columnas que no sirven, ordenar los datos en las filas por orden alfabético, darle el formato deseado a cada valor, resaltar los valores más altos con un formato condicional, agregar 3 filas al inicio de la hoja y escribir un encabezado especifico.
Llevar a cabo todas estas tareas manualmente es tedioso, lleva tiempo y tiene asociada una alta tasa de errores. Entonces, una posible solución es invertir tiempo una sola vez, grabar una macro y luego dejar en manos de la macro todo ese trabajo cada vez que tengamos que hacerlo. Se trata en definitiva de programar (crear un código dentro del mismo Excel), ampliando sus funcionalidades.
En Excel, las macros usan un lenguaje que se llama Microsoft VBA (Visual Basic for Applications).
Las ventajas de incorporar macros a una planilla de cálculo son:
Mayor eficiencia en el uso del tiempo (las macros ejecutan en segundos tareas que tal vez nos lleven hasta más de una hora)
Mayor precisión (menos errores) debido a que los procesos se automatizan
Versatilidad, ya que las macros nos pueden ayudar a diseñar nuevas funcionalidades.
Como armar una macro implica crear una serie de líneas de código, la pregunta que surge es: ¿Debo saber programar para hacer macros en Excel? Hay dos respuestas a esta pregunta:
1. No. Las macros más simples se pueden desarrollar sin necesidad de saber programación, ya que el programa tiene un botón para grabar todas tus acciones y luego repetirlas. Entonces, si la macro tiene que eliminar las columnas D, F, y Z y luego ordenar los datos alfabéticamente, lo hacés una sola vez mientras VBA graba tus acciones y luego lo hará todas las otras veces de manera automática.
2. Sí. En caso de macros más complejas, hay que saber programar. Por ejemplo, si las columnas a eliminar no tienen un lugar fijo (no son la D, la F y la Z, sino la décima y la penúltima de una cantidad variable de columnas, entonces una instrucción fija como la que se puede grabar al hacerlo una vez no alcanza, porque cada vez se deberán primero contar las columnas.
En caso de que sepas programar, el potencial de las macros es enorme. Se puede organizar la información en tablas dinámicas, depurar datos (encontrar valores duplicados, celdas vacías, valores fuera de rango, etc.), relacionar tablas, resumir información, limpiar los datos de una planilla, crear gráficos e incluso realizar cálculos complejos en segundos.
Tanto es el potencial de las macros, que a pedido de los usuarios recientemente Google Sheets también incorporó la posibilidad de grabar y usar macros, pero con otro lenguaje: Apps Script. Su funcionamiento es distinto al VBA de Excel, pero con una lógica similar.
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