Para armar una buena planilla de cálculo es útil seguir un proceso con seis etapas bien definidas.
Estudios basados en la auditoría de planillas de cálculo coinciden en que casi un 90% de las planillas de cálculo contienen errores. Entonces, ¿qué tan confiables son las planillas de cálculo en las que nos basamos para tomar decisiones de todo tipo?
Para lograr buenas planillas de cálculo existen reglas simples para su construcción. Pero, además, es fundamental encarar el desarrollo de éstas sin saltear ninguna de las etapas recomendadas por los especialistas: alcance, especificaciones, diseño, construcción, verificación y uso. El inicio de una buena planilla de cálculo está en la decisión de abordar su armado con este proceso.
En la etapa de alcance se definen:
El o los objetivo/s (¿para qué necesito esta planilla?, ¿qué problema va a resolver?)
Qué incluir y qué excluir en el modelo (¿sólo un análisis económico o también financiero?)
El nivel de detalle de los datos y supuestos que se necesitarán (¿son proyecciones anuales, mensuales, semanales, etc.?)
Cómo va a trabajar el modelo (¿cuántos usuarios?, ¿con o sin vínculos a otros archivos?, etc.).
Además, se estiman los tiempos y los recursos necesarios para el desarrollo (¿cuántas horas hombre?) y se consensúa todo lo anterior con los futuros usuarios. Todas estas cuestiones son básicas para un buen arranque porque nos indican la dirección en la que debemos ir.
En las siguientes dos etapas se va hilando cada vez más fino en estas cuestiones. En la etapa de especificaciones se define con mayor nivel de detalle la lógica del modelo. Primero se debe contestar la pregunta: ¿qué resultados se necesitan? Con esa respuesta en mente surgen otras: ¿qué cálculos se harán?, ¿qué supuestos alimentarán esos cálculos?. Los cálculos se pueden detallar con diagramas o tablas que permitan relacionar todas las variables para darse cuenta de si nos estamos olvidando de algo y/o detectar si estaremos duplicando cuentas, cosa que debería evitarse.
En la etapa de diseño se especifica la estructura del modelo buscando que sea simple de usar y poco propenso a errores. Cuestiones relacionadas con el diseño son: qué secciones habrá en la planilla y/o cuántas solapas, el contenido de cada solapa o sección, las unidades, las fórmulas, los formatos, el potencial para su expansión y cómo será la eventual vinculación entre archivos. En esta etapa debemos determinar también si el Excel es la mejor herramienta para nuestro modelo (en algunas ocasiones podría haber software específico más recomendable que una planilla de cálculo).
Finalmente, en la etapa de construcción se ponen manos a la obra y la planilla de cálculo empieza a tomar forma. En la práctica, muchas veces el proceso empieza en esta etapa, habiendo obviado las anteriores. En esos casos es muy factible que el modelo termine siendo más complejo de lo esperado e insuma más tiempo. En cambio, si antes se pasó por las etapas de alcance, especificaciones y diseño, la construcción es rápida y fluida, porque consiste en materializar lo que se pensó antes. Surgen muchos menos imprevistos y no hace falta pensar la solución al mismo tiempo que se tipean las fórmulas.
Terminada la construcción del modelo, y antes de usarlo, se recomienda evaluarlo y probarlo con el objetivo de buscar errores o inconsistencias: en eso consiste la etapa de verificación. Los errores más comunes son fórmulas no copiadas para abajo o para el c
ostado, fórmulas con referencias equivocadas, arreglos «provisorios», unidades incorrectas, datos mal tipeados. Esta etapa suele saltearse, en general por falta de tiempo. Pero si en la etapa de alcance se estimaron los tiempos correctamente, habrá tiempo para esta etapa tan importante.
Y así finalmente llega el gran momento. Después de haber pasado por estas cinco eta
pas se pasa a la de uso. Usar un modelo no es sólo imprimir tablas, sino presentar los resultados más relevantes, realizar análisis de sensibilidad para detectar las variables más importantes del negocio, relevar la necesidad de hacer cambios en el modelo y armar gráficos útiles.
"No sólo se logra una planilla de mayor calidad, sino también se emplea menos tiempo hasta tenerla totalmente funcional".
Lo habitual no es respetar estas etapas. En muchos casos sólo se pasa por las etapas de construcción y uso. A simple vista puede parecer que encarar el desarrollo de una planilla de cálculo respetando estas seis etapas resultará en un trabajo más largo y más difícil que hacerlo como estamos acostumbrados. Sin embargo, como en tantas otras cosas, es cuestión de probar una vez. La experiencia de quienes lo han hecho indica que no sólo se logra una planilla de mayor calidad, sino también se emplea menos tiempo hasta tenerla totalmente funcional.
Para terminar, dos preguntas que complementan lo dicho más arriba.
¿Cuáles de estas seis etapas se realizan con la computadora prendida? Sólo las últimas tres: construcción, verificación y uso. Para las tres primeras alcanzan lápiz y papel para ordenar las ideas y planificar el trabajo.
¿Cómo se distribuyen los tiempos entre las distintas etapas? Se recomienda que las etapas de especificaciones, construcción y verificación tengan igual duración y en total ocupen el 75% del tiempo destinado al desarrollo.