Se pueden importar datos de un archivo a otro de diferentes formas. Acá te contamos la más simple (copiado manual) y la más compleja (uso de macros). Ambas son alternativas válidas en caso de que no quieras usar vínculos entre archivos.
Es muy común que, para realizar ciertos cálculos, necesitemos en un archivo datos que están en otro archivo. Lo ideal será siempre tener todo en un mismo archivo, pero el hecho de manejar dos archivos en cambio de uno puede deberse a varios motivos. Por ejemplo, que los responsables de cada archivo sean dos usuarios distintos y que por cuestiones operativas sea mejor que cada usuario tenga un archivo independiente. También puede deberse al hecho de que juntar en un solo archivo todos los datos y los cálculos lo vuelva muy pesado y lento.
Una forma muy común de lograr que un archivo (archivo de origen) alimente con datos otro archivo (archivo de destino) es usando vínculos entre archivos. Los vínculos son una herramienta muy poderosa, pero son un poco frágiles y hay que manejarlos con cuidado. En dos artículos anteriores compartimos varios tips para lograr que los vínculos entre planillas de cálculo gocen de buena salud por mucho tiempo.
Sin embargo, vincular archivos no es la única manera para importar datos de un archivo a otro. Sin abrir el juego a PowerQuery y limitándonos al uso solamente de planillas de cálculo podemos:
1.Copiar manualmente los datos del archivo de origen al de destino
Esto evita la complejidad del mantenimiento de los vínculos entre archivos (tarea que requiere cierta disciplina), pero a costa de transformarlos en una tarea manual.
Será útil que los datos a copiar estén concentrados en una sola hoja (solapa) de fácil acceso y que los datos puedan copiarse en bloque, todos juntos, en un solo paso, al archivo de destino. En este último, la disposición de las celdas para los datos copiados deberá ser igual a la del archivo de origen si queremos minimizar errores.
2.Copiar datos con una macro
Una variante de la opción anterior es hacer lo mismo, pero de forma automática con una macro. (Si querés saber más acerca de las macros y su potencial, podés ver este artículo).
Una macro puede abrir el archivo de origen, seleccionar los datos y pegarlos en el archivo de destino. La ventaja es que, al hacerlo automáticamente, insume menos tiempo y habrá menos errores. Claro, el costo es codificar antes la macro.
Con ambos métodos es aconsejable agregar un pequeño paso adicional: registrar la fecha de copiado de los datos en una celda específica para eso. La macro puede incluir fácilmente este paso.
Cada usuario o equipo deberá evaluar en base a sus habilidades cuál es el sistema más adecuado, entre copiado manual, vínculos o macros. Todos tienen ventajas y desventajas, pero todos son sumamente válidos.
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