Muchas veces “fórmulas” y “funciones” se usan indistintamente, pero en realidad son dos cosas distintas. Te contamos cómo se relacionan entre sí, y agregamos algunos buenos consejos para crear fórmulas que potencien tus planillas de cálculo.
¿En una planilla de cálculo, fórmula y función son sinónimos o son cosas diferentes? Muchas veces las palabras fórmula y función se usan como si indicaran lo mismo. Pero no lo son.
Las fórmulas son ecuaciones que calculan resultados en base a determinados datos de entrada.
Están compuestas por referencias a celdas, operadores matemáticos (+, -, ×, ÷) y, muchas veces pero no siempre, funciones. O sea que puede haber una fórmula sin funciones. Por ejemplo:
=B5+B6.
Las funciones son formas de realizar cálculos codificadas en el software (Excel, Google Sheets, o cualquier otro). Pueden realizar cálculos de manera muy eficiente a partir de los parámetros (argumentos) que la definen, que van entre paréntesis y que deben respetar un orden predeterminado. Los argumentos y su orden definen la “sintaxis” de la función.
Por ejemplo:
=SUMA(B5:B267).
Las diferencias entre fórmulas y funciones las resumimos en esta figura:
SUMA, PROMEDIO, CONTAR, SUMAR.SI, BUSCARV, VNA, FECHA, etc. son todas funciones, cada una con su sintaxis. En un próximo artículo te presentaremos algunas con las que podrás crear planillas muy poderosas.
Algunos consejos para buenas fórmulas
Te compartimos algunas buenas prácticas para la construcción de fórmulas eficientes,
confiables y que agilicen nuestras planillas de cálculo:
1. Usar referencias a celdas
En cambio de tipear valores dentro de las fórmulas, éstas deberían tener siempre sólo
referencias a celdas. De esta manera, es mucho más fácil modificar cualquier dato que alimenta la fórmula y la actualización de la planilla es más fácil. Única excepción: las constantes de conversión de unidades (si una fórmula pasa un dato de kilos a toneladas, no hace falta una celda que contenga el “1000”: ese valor, de hecho, no necesita actualizaciones).
2. Dividir fórmulas complejas
Si la fórmula es muy larga y/o compleja, es mejor fraccionarla en fórmulas parciales, más cortas y simples, y luego combinarlas. Es más fácil entender la fórmula y eventualmente corregirla si hay un error, o modificarla si surge la necesidad.
3. Documentar
En algunos casos, es importante documentar la fórmula. Se puede hacer agregando un
comentario en la celda, o en celdas adyacentes. Esto es particularmente útil sobre todo cuando la fórmula es compleja, puede prestarse a confusión, se debe tener cuidado con ciertos supuestos, etc.
4. Testear
Siempre deberíamos probar nuestras fórmulas con supuestos diferentes, para estar seguros de que calculan los resultados correctos. Los controladores son una valiosa ayuda, también.
5. Explorar las fuentes de ayuda
Ante cualquier duda acerca de la sintaxis de una función, la ayuda del software, o tutoriales en internet sirven armar fórmulas correctas y explorar nuevas posibilidades.
El potencial de las tantas funciones disponibles en las planillas de cálculo es enorme. Entender los conceptos básicos de cómo funcionan y de cómo combinarlas dentro de las fórmulas abre un enorme abanico de posibilidades para crear planillas de cálculo que ayuden a tomar mejores decisiones.
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