Hay acciones que nos ayudan a lograr mejores planillas de cálculo. En este artículo te contamos algunas, que se suman a todas las que ya compartimos.
Philip Bewig, un experto en buenas prácticas para el diseño y la construcción de planillas de cálculo, escribió un artículo en 2005 titulado “How do you know your spreadsheet is right? - Principles, Techniques and Practice of Spreadsheet Style" (“¿Cómo saber si tu planilla es correcta? Principios, técnicas y prácticas de estilo de planillas de cálculo”). En ese artículo, resume más de 50 criterios que, a su entender, permiten lograr planillas de cálculo ágiles, confiables, fáciles de usar y entender.
Muchos de esos criterios coinciden con tips y consejos que propusimos en blogs anteriores desde Hoja Uno. Pero seleccionamos algunos adicionales sobre los cuales no nos hemos detenido hasta ahora.
Simplificá tu planilla de cálculo, pero no demasiado
En muchas planillas de cálculo será suficiente usar formulas simples como SUMA y SI. El uso de fórmulas más complejas, fórmulas de matriz, macros o funciones personalizadas pueden transformar la planilla en demasiado compleja y difícil de entender. Por otra parte, tampoco se debe sobre-simplificar porque tal vez la planilla perderá funcionalidades y no será útil bajo escenarios un poco diferentes a los que se usaron para su desarrollo. Si alguna función avanzada del software simplifica una tarea, se recomienda su uso. Es un equilibrio delicado.
Dominá tus herramientas
Los softwares de planillas de cálculo tienen prestaciones de todo tipo y siempre hay algo más que se puede aprender. Para cada uno de nosotros hay una manera que mejor se adapta a nuestro perfil para profundizar en el uso de la herramienta que usamos: desde los sitios de cada software y su ayuda, tutoriales, artículos de difusión, grupos de interés, etc. Saber qué ofrece el software sin duda facilita la implementación de fórmulas y/o atajos que mejoran las planillas.
Se humilde
La gran mayoría de quienes desarrollan planillas de cálculo sobreestiman la precisión de las mismas, y por ende subestiman la cantidad de errores que puede haber en ellas. Un exceso de confianza es peligroso: si uno no busca errores, difícilmente los encuentra. El hecho de no encontrarlos, refuerza la creencia de que la planilla no contiene errores. Cuando finalmente uno encuentra un error, parece un evento raro, que refuerza una vez más la idea de una baja cantidad de errores. La clave para reducir ese exceso de confianza es analizar cada planilla a fondo para reconocer los errores, aprender de ellos e implementar prácticas que los reduzcan.
Esperá errores
Nunca deberíamos usar una planilla de cálculo sin habernos asegurado previamente de que funciona bien. Inclusive quienes aplican todos los principios y técnicas sugeridas para lograr una buena planilla no lograrán necesariamente una planilla totalmente libre de errores. O, tal vez sí en algunos casos, pero no siempre.
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