La manera en que presentamos un gráfico y la audiencia destinataria son aspectos a considerar para incluir un mayor o menor nivel de detalle.
En un artículo anterior mencionamos que los gráficos deben estar lo más “limpios” posible de todo elemento distractor y mostramos qué tanto mejor un gráfico puede transmitir su mensaje cuando se eliminan líneas, dígitos, etiquetas de valores, etc. innecesarios. Sin embargo, tampoco queremos eliminar demasiadas cosas y correr el riesgo de que quien observa el gráfico deba adivinar qué queremos decir. La pregunta entonces es: “¿Qué tantos elementos debemos incluir como para que el gráfico esté “limpio” pero al mismo tiempo sea entendible y el observador capte su significado?”.
Por supuesto, hay una primera respuesta a esta pregunta que es “Depende.”. Cada situación es única y no hay una sola regla que pueda aplicarse con éxito a todos los gráficos, asegurando que los detalles presentes son exactamente los requeridos. Es cierto, depende de la situación, pero hay un par de consideraciones generales que pueden ayudar a terminar de contestar esta pregunta. Tienen que ver con dos aspectos relacionados con la presentación del gráfico: la forma en que lo compartimos y la relación que tenemos con la audiencia.
Presentación en vivo o escrita
Si la presentación es en vivo, ya sea de manera presencial o virtual, tenemos mucha más flexibilidad para transmitir nuestro mensaje. Podemos brindar pistas a la audiencia o contestar preguntas, podemos agregar alguna explicación sobre la marcha, en base a las reacciones que vamos recibiendo, y también podemos tener listos algunos otros gráficos adicionales para brindar explicaciones extra en caso de que las requieran o para mantener la atención de la audiencia. Por todo esto, los gráficos que forman parte de una presentación oral en la que estamos presentes
pueden contener menor grado de detalle: nosotros, los autores, podemos agregar todo lo que haga falta en el momento.
En cambio, si el gráfico forma parte de un informe escrito que enviamos por mail, debe contener mayor grado de detalle. El título y los demás componentes del gráfico deben asegurar su comprensión sin que nosotros podamos contribuir información adicional. Además, en principio las personas mostramos mayor tolerancia a un mayor grado de detalle cuando podemos procesar esa información a nuestra propia velocidad, cosa que es más factible cuando leemos un reporte que cuando escuchamos una exposición en vivo. Por estos motivos, el nivel de detalle necesario para un gráfico que se comparte de manera escrita debe ser mayor que en una presentación.
Relación con la audiencia
Cuando conocemos nuestra audiencia porque ya hemos trabajado (o trabajamos de manera habitual) con ella, podemos incluir menos detalles en los gráficos sin muchos cuestionamientos, sea porque ya conocen nuestro estilo o porque nosotros ya nos hemos adaptado a sus convenciones.
En cambio, si no existe una relación previa con la audiencia, puede ser conveniente incluir más detalles en los gráficos. De esta manera, la audiencia será menos propensa a sentir que tal vez, por el solo hecho de evitar algún detalle, se esté escondiendo o tergiversando la información que se muestra.
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