El debate sobre este tema es de larga data y ha generado controversias entre los usuarios de planillas de cálculo. Te contamos la postura de Hoja Uno.
Tanto Excel como Google Sheets permiten combinar celdas. Esto significa juntar varias celdas en una sola:
La principal ventaja de combinar celdas es poder centrar y dar un formato único a esa nueva "gran" celda (en este caso, las celdas C2, D2 y E2). Las tres celdas se transformaron en una sola, tal como se ve en la imagen, donde -por estar ubicados en esa celda combinada- aparecen resaltadas las tres columnas involucradas. Sin embargo, eso mismo se puede lograr con las opciones de formato de celda. Por ejemplo:
Esta segunda imagen se ve igual a la primera, pero se puede notar que las tres celdas no están unidas en una (en este caso, está seleccionada solamente la celda D2).
Ante todo, al combinar celdas se rompe la estructura de una planilla de cálculo.
En Excel, el centrado del texto de una sola celda a lo largo de varias celdas, para que quede como el encabezado de dos o más columnas, se logra seleccionando todas las celdas en las que se quiere centrar el encabezado y luego seleccionado Formato de celdas / Alineación / Alineación del texto horizontal / Centrar en la selección. En este caso, el título “Gastos” está tipeado en la celda C2, pero centrado en las celdas C2:E2.
Como se puede lograr el mismo efecto visual de esta segunda manera, el consejo es hacerlo así y no combinar celdas porque combinar celdas tiene algunas consecuencias no deseadas. Ante todo, al combinar celdas se rompe la estructura de una planilla de cálculo. Las planillas son tablas formadas por celdas, y cada celda pertenece exclusivamente a una columna y a una fila.
Si combinamos celdas, esa estructura de base queda dañada: una celda pasa a pertenecer a varias columnas (y/o varias filas). En la primera imagen de esta nota, ¿el contenido de la celda pertenece a la columna C, la D o la E?
Combinar celdas tiene implicancias prácticas que dificultan el uso de la planilla. Por ejemplo, los filtros no funcionan bien. Supongamos que combinamos las celdas B4 y B5 porque corresponden a la misma fecha:
Si aplicamos filtros para ver todos los gastos del 10/10, puede pasar lo siguiente:
Además, muchas veces es imposible agregar filas o columnas en el rango de celdas combinadas. Mover, copiar o cortar y pegar celdas combinadas suele resultar en mensajes de error:
Y cuando se referencian celdas combinadas la referencia puede ser incorrecta si no se hace referencia a la celda superior izquierda del rango combinado.
Resumiendo, la única ventaja de las celdas combinadas es la posibilidad de mejorar el aspecto de una tabla rápidamente. Si querés seguir haciéndolo de esa manera, tratá de restringirlo a unas pocas celdas y sobre todo en solapas que contengan reportes en los que el formato es un aspecto muy importante, pero que no sean hojas de trabajo. Porque las celdas combinadas lucen bien, pero complican muchas veces el manejo de la planilla.